Децентрализованная форма

Взаимозаменяемость сотрудников канцелярии. Как ее достигнуть?

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2016.
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Я прихожу к директору, я говорю:

– Кто сшил костюм? Кто это сделал? Я ничего не буду делать, не буду кричать, я только хочу в глаза ему посмотреть.

Выходит сто человек.

Я говорю:

– Ребята, кто сшил костюм?

Они говорят:

– Мы!

Я говорю:

– Кто это «мы»?

Они говорят:

– У нас узкая специализация. Один пришивает карман, один – проймочку, я лично пришиваю пуговицы. К пуговицам претензии есть?

– Нет! Пришиты насмерть, не оторвешь! Кто сшил костюм? Кто вместо штанов мне рукава пришил? Кто вместо рукавов мне штаны пришпандорил? Кто это сделал?

Они говорят:

– Скажите спасибо, что мы к гульфику рукав не пришили.

Представляете? Их – сто, а я – один. И все стоят, как пуговицы: насмерть!

А.И. Райкин

Тема нашей статьи – распределение обязанностей между работниками канцелярии и, как следствие такого разумного распределения, взаимозаменяемость сотрудников.

Это тонкая материя, часто незаметная для тех секретарских работников, которые приходят в уже сложившийся коллектив с определенным кругом обязанностей для каждого и как бы вплетаются новой ниточкой в уже имеющийся узор. Зато для тех секретарей, которые вынуждены организовывать работу с нуля, создавать службы делопроизводства и отделы канцелярии, да еще в постоянно меняющихся внешних условиях, распределение обязанностей и взаимозаменяемость сотрудников отдела – вопрос сложный и болезненный.

Взаимозаменяемость – это не пустой звук. Как иначе вы сможете уйти в очередной или административный отпуск или на больничный? Если после вашего ухода начались сбои в работе офиса и в работе с документами, то виноваты в этом только вы сами, а не руководство предприятия и не марсианские захватчики. Потому что это именно вы вовремя не продумали дублирующие схемы и маршруты прохождения документов и не подготовили должным образом себе замену.

Но в утешение хочу сказать, что даже при наличии основательно подготовленной вами замены накладок все равно не избежать, как бы вы ни старались. Ваша задача – сделать так, чтобы они были минимальными, несущественными и впоследствии легко исправимыми.

Поделюсь с вами личным опытом организации работы канцелярии на достаточно крупном и постоянно растущем производственном предприятии.

Начнем с определения формы делопроизводства, сложившейся в вашей организации. Делопроизводство может быть:

• централизованным;

• децентрализованным;

• смешанным.

Централизованная форма организации делопроизводства предполагает, что все операции по обработке документов сосредоточены в едином центре, который выполняет полный цикл операций по обработке документов от момента получения до сдачи в архив. Централизованную форму организации делопроизводства выбирают, как правило, небольшие организации.

Децентрализованная форма делопроизводства подразумевает, что каждое структурное подразделение организации имеет свою службу, которая выполняет полный цикл операций по обработке и хранению документов. Таким образом, децентрализованная форма делопроизводства представляет собой полную противоположность централизованной. Эта форма организации документооборота характерна для крупных организаций, структурные подразделения которых территориально разобщены.

Смешанная форма делопроизводства – самая распространенная, при которой, как правило, регистрация входящей и исходящей документации и архивное хранение остаются в ведении специализированного подразделения, а создание, систематизация и обработка документации перед сдачей в архив выполняются в каждом структурном подразделении.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Централизованная форма ведения делопроизводства предполагает сосредоточение обработки, регистрации, отправки, контроля исполнения, учета и хранения документов организации до передачи их в архив в руках одного подразделения (секретариат, канцелярия и т.д.) или одного человека (секретаря).

Централизованный документооборот имеет весомые преимущества:

• единство документационного обеспечения организации;

• универсальность и взаимозаменяемость сотрудников, занимающихся документационным обеспечением.

Однако централизованная форма ведения делопроизводства в чистом виде возможна только в относительно небольших организациях, чей документооборот не превышает 10 000 документов в год.

При централизованной форме, как правило, внутри отдела существует четкое распределение обязанностей, при котором возможны два варианта взаимозаменяемости сотрудников:

• Все функции отсутствующего сотрудника переходят к одному человеку.

• Обязанности отсутствующего берут на себя по частям несколько человек (этот вариант менее предпочтителен, поскольку ответственность разделена).

Вариант 1. Передаем дела напарнику

Отдел разбивается на пары – так называемые тандемы. Графики отпусков и отгулы планируются таким образом, чтобы один сотрудник из тандема присутствовал на работе обязательно.

Плюсы очевидны:

• сотруднику, чтобы уйти в отпуск, необходимо договориться только со своей «парой»;

• при внезапном невыходе на работу одного из сотрудников его напарник без дополнительных указаний будет знать, что делать;

• одновременно могут отсутствовать столько сотрудников, сколько существует тандемов, и при этом отдел сохранит полную работоспособность, как космический корабль в условиях дальнего космоса: «Правый борт – капитан, боец, навигатор, левый борт – второй пилот, врач, энергетик. При поражении любого из бортов экипаж продолжает функционировать…» (С. Лукьяненко. Геном);

• каждому из сотрудников нужно хорошо знать объем работ только своей «пары» и свой (согласитесь, это проще и эффективнее, чем каждый раз заменять разных сотрудников, у каждого из которых свои функции и специфика);

• каждый сотрудник и руководитель отдела будут точно знать, с кого спросить за «косяки» в работе, накопившиеся за время замещения;

• сотрудники других подразделений, которые привыкли, что каждый ведает своим объемом работ, точно знают, к кому им обращаться во время отпуска того или иного сотрудника канцелярии;

• руководству не нужно ломать голову в попытке определить коэффициент трудового участия каждого сотрудника в деле замещения одного отпускника, а значит, не будет обиженных и недовольных – каждый получит компенсацию за замещение своего напарника в тандеме (если это практикуется в вашей организации).

Минус:

• большой объем работы, периодически наваливающийся на каждого из сотрудников.

Рассмотрим распределение обязанностей по тандемам на примере гипотетической службы ДОУ (или канцелярии) со следующим личным составом и набором исполняемых обязанностей.

Анализируем распределение обязанностей при централизованном типе делопроизводства.

Определяем степень и характер загруженности каждого сотрудника. Например, при определенных условиях – территориальная разобщенность подразделений компании, напряженная архивная работа, планируемая череда конференций или иных мероприятий, связанных с прибытием делегаций, – трудно будет сочетать функции сотрудников № 1 и № 3 в одном лице, поскольку дистанционная поддержка командированных работников и организация визитов требуют постоянного присутствия на рабочем месте или неподалеку от гостей, а функция курьера требует как раз прямо противоположного – долгих пеших прогулок с охапкой документов по территории предприятия и по этажам здания.

Таким образом, сотруднику № 1 в тандем предлагаю поставить сотрудника № 4 или № 2.

Проведя подобный анализ функций сотрудника № 3, выбираем ему пару из тех же сотрудников № 2 и № 4.

Исходя из своего опыта, я бы назначила тандемы так, как обозначено на схеме красными стрелками: «1–2» и «3–4». Но, повторяю, можно и «1–4», и «2–3».

Труднее определиться с замещением начальника секретариата. В любом случае это должен быть официальный заместитель. Обычно это делается в схеме замещения, которая утверждается приказом.

Первым лицом, замещающим руководителя подразделения по схеме замещения, назначается наиболее опытный и ответственный сотрудник из числа работников отдела. Предположим, в нашем отделе это сотрудник № 1 (пометим эту связь красной стрелкой).

Таким образом, мы видим, что начальник не может отсутствовать одновременно с сотрудниками № 1 и № 2.

Следует отметить, что начальник канцелярии в экстренных случаях, когда несколько его сотрудников отсутствуют незапланированно, может и обязан взять на себя все или часть их функций, поскольку он должен быть гораздо более квалифицированным, чем его подчиненные, – noblesse oblige.

Вариант 2. Распределяем между сотрудниками

Функции отсутствующего сотрудника делятся между оставшимися работниками. Тут все понятно и без схем.

Плюс:

• объем работы, приходящийся на каждого сотрудника, возрастает незначительно.

Минусы:

• велика вероятность, что при распределении дополнительных обязанностей могут возникнуть конфликтные ситуации;

• труднее выявить ответственного за совершенные ошибки и упущения в работе;

• сложнее контролировать выполнение работы;

• сотрудникам из других подразделений сложно ориентироваться в той схеме распределения обязанностей, которую вы придумали.

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает, что работа с документами ведется в каждом подразделении компании самостоятельно, силами своего секретаря или иного ответственного сотрудника, на которого возложены соответствующие обязанности.

Как правило, такую форму документооборота избирают территориально разобщенные организации или те, у которых документооборот в структурных подразделениях имеет свои особенности.

Часто такая форма работы с документами применяется в организациях, где высок уровень секретности.

При децентрализованной форме ведение делопроизводства осуществляют не сотрудники канцелярии или службы ДОУ, а сотрудники подразделений, подчиняющиеся своим руководителям. Соответственно, пусть они и берут на себя все заботы, связанные с распределением обязанностей и замещением отсутствующих.

Как правило, они выбирают тот вариант, при котором все функции отсутствующего сотрудника передаются одному человеку.

СМЕШАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

На практике организации чаще всего избирают третий путь, а именно – смешанную форму ведения делопроизводства. Это означает, что часть операций по обработке и хранению документов сосредоточена в руках центральной службы делопроизводства или канцелярии (как правило, это прием и регистрация входящих документов, отправляемых документов, контроль исполнения документов и т.п.).

В свою очередь, за структурными подразделениями закреплены обязанности по созданию, учету и оперативному хранению документов, находящихся в их компетенции.

Преимущества смешанной формы:

• Делопроизводство становится гибким, подстраивается под потребности каждого конкретного подразделения.

• При должной организации процесса сохраняются все преимущества централизованной формы:

– единство документационного обеспечения;

– полная взаимозаменяемость сотрудников.

Смешанная форма может быть представлена разными вариантами.

Один из оптимальных и часто применяемых, на наш взгляд, вариантов – когда все операции с документами осуществляют только сотрудники канцелярии, как при централизованной форме. Но часть сотрудников канцелярии может базироваться отдельно в многочисленных подразделениях компании, где и осуществляет полный набор обязанностей по ведению документооборота. В этом случае не стоит «распылять» часть важных функций. Например, регистрацию входящей корреспонденции лучше оставить в одних руках.

На схемах видно, что вполне допустима взаимозаменяемость сотрудников № 3 и № 5, № 4 и № 8, № 6 и № 7 (отмечены красными стрелками).

Кроме того, начальник канцелярии как руководитель подразделения может и обязан экстренно заменить любого сотрудника если не на 100 %, то на 75 % точно.

Таким образом, мы вернулись к тому же принципу взаимозаменяемости по тандемам. Сотрудник № 1 заменяет сотрудника № 2, а также любого из отсутствующих работников канцелярии (в случае непредвиденного отсутствия обоих коллег, работающих в тандеме).

Таким образом, наш отдел снова сохраняет работоспособность даже при отсутствии 50 % численного состава. А при достаточно высоком качестве организации труда непродолжительное время (1-2 дня) отдел может функционировать и при отсутствии 75 % сотрудников – в нашем случае достаточно будет присутствия трех человек: по 1-2 на каждом этаже.

Как вы понимаете, красными стрелками обозначен не единственный вариант взаимозаменяемости. Вполне допустима работа тандемов «1–3», «2–5», «4–6», «7–8».

Допустима, хотя и менее удобна, работа тандемов тех сотрудников, чьи рабочие места территориально удалены друг от друга.

В моей практике был случай, когда заболевшую сотрудницу в течение двух рабочих дней заменяла другая, находящаяся в полукилометре от обслуживаемого подразделения – по телефону, электронной почте, через сервер и компьютерную сеть

Основные принципы построения полноценной взаимозаменяемости сотрудников

◙ Единая база электронных и бумажных документов. Обратите внимание – это главнейшая составляющая полноценной взаимозаменяемости сотрудников. К этому же пункту нужно отнести организацию единого электронного почтового ящика для всех сотрудников канцелярии с последующей настройкой его для каждого из них по умолчанию и используемого в приоритетном порядке. При этом для каждого сотрудника должна быть создана электронная подпись.

Это необходимо для того, чтобы отсылаемые с общего ящика электронные письма можно было впоследствии идентифицировать.

При отсутствии кого-либо из сотрудников нетрудно будет найти в общей базе любые сообщения и документы, которые были получены или отосланы этим сотрудником.

Также рекомендую объединить все сканеры, находящиеся в распоряжении сотрудников канцелярии в разных подразделениях, в единую сеть таким образом, чтобы результаты сканирования были доступны только сотрудникам канцелярии. Это немаловажно при работе в условиях соблюдения коммерческой тайны, поскольку позволяет исключить несанкционированный доступ посторонних лиц к материалам коммерческого характера.

В этом случае при отсутствии секретаря данного подразделения также можно будет удаленно пересылать скан-копии, сделанные на любом из сетевых сканеров канцелярии.

При наличии такой должным образом организованной базы замещение сотрудников значительно упрощается.

◙ Каждый должен уметь все. На схеме видно, что около 80 % всех функций у секретарей в разных подразделениях идентичны. Уникальные функции выделены синим цветом и малочисленны. Освоить их не составит никакого труда.

Если территориально рядом («дверь в дверь», «наискосок по коридору») находятся несколько подразделений, то без особых хлопот секретари, в них работающие, могут заменять друг друга.

В удаленные и обособленные отделы (деваться некуда!) придется отправлять замещающего сотрудника.

◙ Единообразие общего порядка ведения дел. На каждом рабочем месте функции и приемы работы должны быть максимально унифицированы.

Обратите внимание

При подобном смешанном типе ведения делопроизводства распределение функций отсутствующего сотрудника между его коллегами исключается.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ

Не переусердствуйте со взаимозаменяемостью: увидев, что вы сносно и малым составом справляетесь с возложенными на вас обязанностями, численность отдела могут сократить!

Вариантов распределения обязанностей существует великое множество. Главное – это разумный подход, максимальная унификация и единство информационной базы.

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.

Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Образец:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

Организационные формы работы с документами

Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма- это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или сек­ретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

Децентрализованная формаорганизации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также и в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.

Смешанная формаорганизации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.7.3. Типовые организационные структуры службы делопроизвод­ства

Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:

Секретариат- структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:

ü предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

ü подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

ü организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

ü бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).

Инспекция при министревыполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных до­кументов органов власти, приказов министра.

Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

ü прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

ü доставку документов в структурные подразделения;

ü обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

ü количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов(сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:

ü регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

ü формирование и ведение справочно-информационного массива;

ü контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов

ü II Т.Д.).

Группа контроля(бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет:

ü контроль за сроками исполнения документов;

ü контроль за сроками исполнения устных распоряжений руково­дителя;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Отдел (бюро) по работе с обращениями граждансоздается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Он выполняет следующие функции:

ü регистрацию обращений;

ü контроль за сроками исполнения;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;

ü формирование дел;

ü подготовку и передачу документов в архив организации.

Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. В его задачи входит:

ü перепечатка документов с черновиков;

ü считка и правка текстов документов;

ü учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюроспециализируется на размножении документов. Его задачи:

ü копирование текстов;

ü тиражирование текстов документов;

ü подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архивявляется структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства). Основные функции архива:

ü прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

ü учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

ü контроль за соблюдением правил формирования, хранения и и пользования дел в структурных подразделениях;

ü подготовка дел к передаче на государственное хранение.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа):

· по приему и обработке поступающих и отправляемых документов;

· по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов;

· по работе с обращениями граждан;

· по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр);

· копировально-множительное бюро;

· архив.

Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой — за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Неза­висимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольный отдел (группа)- создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следу­ющие функции:

ü подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

ü анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

ü организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

ü прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Группа писем(бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) осуществляет:

ü прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

ü подготовку обращений к рассмотрению руководством;

ü контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;

ü извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

ü формирование и хранение дел с документами по обращениям;

ü анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

ü организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.1

Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Автоматизированные системы регистрации

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистра­ционная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию докумен­тов в структурных подразделениях с объединением сведе­ний о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

• на основе базы данных организовать информационно-спра­вочную работу;

• организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютер­ных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогич­ная традиционной ручной карточке на бумажной основе*.

* Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. — 1996 — № 4(2), с. 58—65.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о доку­менте, а именно:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистра­ционный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дата документа;

5) номер документа;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) наименование исполнителей;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактически был ис­полнен);

13) номер дела (в которое подшит исполненный документ);

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18) названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о доку­ментах организации в целом, так же как заполнение регистра­ционной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно­сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) — в однократности ввода повторяющейся информации и возможно­сти использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведе­ния в которые вводятся автоматически (дата регистрации, реги­страционный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся спи­сков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важ­но, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автома­тизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполня­ются поля:

• вид документа — так как количество видов документов ог­раничено;

• автор резолюции — список руководящих лиц организации;

• структурное подразделение — список структурных подраз­делений;

• исполнители — как правило, это поле состоит из двух час­тей — названия (и/или индекса) структурного подразделе­ния и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с ба­зой данных по кадрам организации и автоматически кор­ректироваться при кадровых изменениях;

• номер дела — связан с номенклатурой дел организации;

• связанные документы — в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, доку­мент-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспон­дент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации доку­мента, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадро­вой службы, список организаций — из адресной книги. В слу­чае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на од­ной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно по­полняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, дос­тигают значительной экономии времени в процессе дальней­шей работы.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1.

Заполнение регистрационной карточки на экране компью­тера во многом аналогично заполнению традиционной бумаж­ной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации посту­пившего документа заполняются следующие поля:

• Дата получения документа. Поскольку регистрация вхо­дящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

• Поле «Регистрационный № документа» содержит вало­вой порядковый номер регистрируемого документа. Но­мер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

Рис. 10.1. Форма регистрационной карточки

• В поле «Корреспондент» указывается название организа­ции, приславшей документ.

• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

• Количество листов (страниц) документа.

• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

• Вид полученного документа.

• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок до­кумента или указывается его краткое содержание (дейст­вие + предмет), например, приглашение на конферен­цию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта пе­реработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая кор­респонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важ­ных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с рас­пределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполните­ле сразу вносятся в регистрационную карточку и документ пере­дается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведе­ния: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача доку­мента руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Раздел «Сведения о движении документа»

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта пе­редачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер докумен­та, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечаты­ваться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

Все документы передаются исполнителю под расписку в ука­занной выше форме. Расписки хранятся до исполнения доку­мента и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения докумен­тов. Одновременно сведения о передаче документа другому ис­полнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной за­писки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные доку­менты» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структур­ного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистраци­онная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходя­щего документа указываются

• название подразделения, подготовившего документ;

• исходящий номер (переносится на отправляемый до­кумент);

• дата документа (подписания, утверждения, отправки);

• адресат: название организации, которой посылается до­кумент;

• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подгото­вившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Кон­трольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кноп­кой «Связанные документы» устанавливается связь с регистра­ционными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлин­ник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются сле­дующие поля регистрационной карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего доку­мента;

• вид документа. Каждый вид документа — приказы, распо­ряжения, служебные записки — нумеруется самостоятель­но. Порядковый номер переносится на документ с регист­рационной карточки. К номеру приказа по личному соста­ву добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжение;

• дата документа;

• количество листов документа;

• количество листов приложений;

• краткое содержание документа;

• подразделение, ответственное за исполнение документа;

• исполнитель (фамилия, инициалы);

• срок исполнения («Контрольная дата»);

• отметка об исполнении;

• ход исполнения;

• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы ре­гистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпы­вающих данных о всех документах организации, позволяет осу­ществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необ­ходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?

2. Какие задачи выполняет регистрация документов?

3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?

4. Какие данные о документе записываются в процессе его реги­страции?

5. Назовите формы регистрации документов.

6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистра­ции документов?

7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистра­ции документов?

8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?

9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие — из раскры­вающихся списков?

10. В чем преимущества автоматизированной системы регист­рации?

Реферат: Автоматизированные системы регистрации

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СТОЛИЧНАЯ ФИНАНСОВО-ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ

Филиал в г. Салехарде

Факультет Государственной службы и финансов

Специальность: Государственное и муниципальное управление

Реферат

По дисциплине «Документальное обеспечение управления»

» Автоматизированные системы регистрации»

Выполнила студентка 5 курса

Быкова Анастасия Александровна

(Ф.И.О.)

Салехард, 2011 г.

Введение…………………………………………………….…………………3

1. Значение и задачи регистрации документов……………………………4

2. Общие правила регистрации документов………………………………6

3. Формы регистрации документов. Автоматизированная форма регистрации документов…………………………………………………7

Заключение………………………………………….…………………………12

Библиография……………………………………………………………….…15

Введение

С первого взгляда кажется, что процесс регистрации документов достаточно прост и не может являться причиной возникновения каких-либо вопросов. К тому же во всех учебниках и пособиях по делопроизводству говорится о регистрации документов. Однако первое впечатление является обманчивым.

Регистрацией документов в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Однако можно привести более развернутое определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму (см. раздел статьи «Регистрационные формы документо») основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты. .

1. Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

2. Общие правила регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

3. Формы регистрации документов. Автоматизированная форма регистрации документов

Формы регистрации документов могут быть трех видов:

· журнальная;

· карточная;

· автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

· регистрировать документы на различных рабочих местах;

· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

· на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

· организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (рис 1), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

· возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

· однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

· возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

· возможность «связывать» несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

· прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

· автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

· автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

· осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.


Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

Все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

Вот что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации:

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

· место регистрации,

· время и порядок регистрации,

· правило образования регистрационного номера,

· форма, в которой производится регистрация,

· перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

· правила учета движения документов после регистрации,

· принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

· для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.

Заключение

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

  • рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения;
  • программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометкой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением документа;
  • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
  • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. .

Библиография

1. .