Деятельность целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия

Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами, путем совершенствования всех информационно- документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, является одним из важнейших направлений управленческой деятельности.

Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи . Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

  1. Издавать документы только в пределах своей компетенции;
  2. Соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства;
  3. Соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

К сожалению, многие руководители и работники, отвечающие за правильностью и точностью составления документов, не знакомы с правилами их оформления, что приводит к отсутствию упорядоченной системы ведения делопроизводства. Именно рациональное и четко организованное делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности организации.

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов .

Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами . Появление данного термина в первую очередь связано с внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.

Документационное обеспечение управления служит выполнению основных функции на предприятии, а именно:

 планирование (планы); организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);

 мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);

 контроль (сбор сведений, отчёты); учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);

 инструктирование (составление инструкций, методических указаний).

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

  1. Обеспечение рационального использования документов в деятельности предприятия, что позволяет сократить информационные потоки до оптимального минимума;
  2. Упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации при помощи новейших технологий.

Не стоит также забывать о конфиденциальных документах, которые складываются в процессе деятельности многих организаций, особенно коммерческих предприятий. Конфиденциальное делопроизводство стоит особняком в документационном менеджменте и играет важную роль в деятельности организаций, занимающихся новыми разработками. Конфиденциальное делопроизводство исходя из специфики работы с конфиденциальной информацией, распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включая, в том числе научно-технические документы .

В большинстве случаев документационное обеспечение управления деятельности российских организации осуществляется стихийно и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы:

 руководство предприятия теряет целостную картину происходящего;

 структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга;

 в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты;

 это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.;

 руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации.

В свою очередь система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации .

Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.

Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки. Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений, и количеству неверных решений.

Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:

 высокое качество документов;

 оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);

 оперативность в составлении и прохождении документов.

Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:

 внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;

 распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;

 оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.

Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.

Литература:

  1. Боженко, Н. Н. Документирование управленческой деятельности на производственных и коммерческих предприятиях / Н. Н. Боженко, Г. А. Домащенко, В. А. Коробова // Международный журнал экспериментального образования. 2010. № 11. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/dokumentirovanie-upravlencheskoy-deyatelnosti-na-proizvodstvennyh-i-kommercheskih-predpriyatiyah
  2. ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_
  3. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/ecb106567e12f3ebd31016141ecd7e69d528358c/
  4. Жминько, Н. С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы / Н. С. Жминько., В. П. Васильев., Ю. А. Тритяк // Политематический сетевой электронный журнал КГАУ. 2015. № 110. Режим доступа:http://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-i-vedeniedokumentooborota-ego-osnovnye-etapy
  5. Кудрявцев Н. В., Лысова Т. В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. — 416 с.
  6. Кудрявцев Н. В., Тарасюк А. Я., Еланцева О. П. Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2015. –148 с.
  7. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. — 576 с.

NT1301: Документационное обеспечение управления

Государственные стандарты на документацию

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management — General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится:

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.

Документы позволяют организациям:

  • осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
  • предоставлять информацию последовательно и объективно;
  • обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
  • обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
  • повышать эффективность деятельности всей организации;
  • обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
  • соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
  • обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
  • защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
  • обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
  • предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
  • обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
  • поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память».

Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций…

Управление документами в организации включает в себя:

  • принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
  • распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
  • установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;
  • предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
  • проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
  • интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности».

Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» — когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.

Вернемся снова к терминологии. Ранее мы уже рассмотрели общие положения и определение термина документооборот. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.

В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

«делопроизводство — Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»

«документационное обеспечение управления — Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.»

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».

Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.

«Документирование» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяется как «документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.

«Организация работы с документами» по стандарту — это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.

Как вы уже знаете, в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ».

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 значится: «документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

В соответствии с этим же стандартом «реквизит документа: Элемент оформления документа.». Отсюда следует, что данное определение касается лишь официальных документов.

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и формулируется как

«Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.».

Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.

В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др.

ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Смотреть что такое «ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ» в других словарях:

  • единица хранения архивных документов — Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины обеспечение… … Справочник технического переводчика

  • единица хранения архивных документов — 117 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • условная единица хранения архивных документов — Соответствует условному делу с размерами: 210´297´17 мм в архивохранилищах с горизонтальной системой архивного хранения при установке на 1 м стеллажей полки двух по высоте рядов первичных средств хранения с размерами… … Справочник технического переводчика

  • Единица хранения электронных документов — физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;… Источник: Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) Об утверждении Правил организации хранения,… … Официальная терминология

  • ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – единица измерения количества документов в архиве. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ЕДИНИЦА УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • Единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;… Источник: Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) Об утверждении Правил организации хранения, комплектования,… … Официальная терминология

  • Единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;… Источник: Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) Об утверждении Правил организации хранения, комплектования … Официальная терминология

  • Единица хранения фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;… Источник: Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) Об утверждении Правил организации… … Официальная терминология

Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хране­ния.Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собой единицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая еди­ница хранения является учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

• структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в дея­тельности которых они образовались;

• хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяц ит.д.), к которому от­носятся документы;

• отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соот­ветствии с отраслями деятельности и функциями фондообра-зователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

• авторский принцип применятся для группировки дел по названиям учреждений или фамилий лиц, которые являются авторами документов;

• корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

• географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авто­ры, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения.Как правило, единицей хране­ний является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело — это обособленная, связанная по содержанию со­вокупность документов учреждений, предприятий, органи­заций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по но­менклатуре; 3) заголовокдела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характери­стики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейся описью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополня-ются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопро­вождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описидела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально при­нятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наиме­нования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наи­менование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название струк­турной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части ме­нялось, то при обозначении этой характеристики следует по­ступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, бук­венное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государ­ственных архивах индексы дел, проставленные в делопроиз­водстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и пред­ставляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поис­ковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, но­мера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типограф­ским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть рас­положены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке: входя­щие — по датам их поступления, копии исходящих — по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и кор­респондентов. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и инфор­мационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, пред­ставляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое инфор­мационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, от­четов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются до­кументы за… год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпус­ка исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизи­тельные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: . При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая ого­ворка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеет заголовок, ко­торый четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании доку­ментов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопро­изводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксиру­ется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются сло­вами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же гра­фу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2—3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

• обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложен­ных в документах дела; • корреспондент или адресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

• предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает со­держание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

• географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначе­ние местности (территории) в деле может относиться к указа­нию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

• хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между со­бытиями и фактами, отраженными в документах дела.

• формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разно­видности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения — авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из дру­гого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего издокумента внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих из многих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в пере­числении их разновидностей, а обозначение содержания — в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на со­ставление суммированной (обобщенной) характеристики со­става документов и предметов, подвергшихся документирова­нию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родо­вое понятие «материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие «дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие «переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определен­ному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируют­ся путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, доку­менты-протоколы — работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного или колле­гиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержа­ние такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в за­головке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обо­значением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках пред­метов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечается способ воспроизведения, если это име­ет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подполь­ная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык доку­ментов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании — после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый по­рядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение коли­чества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным каранда­шом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет простав­ляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркива­ется косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа над­пись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делает­ся заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется: «хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляет­ся внутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входя­щие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются особой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.

Правовое регулирование в области библиотечного и архивного дела

⇐ ПредыдущаяСтр 23 из 25

Библиотечное и архивное дело рассматривается как отрасль, реализующая

многочисленные функции. Библиотечное дело реализует право на свободный

доступ к информации, свободное духовное развитие, приобщение к ценностям

национальной и мировой культуры, а также на культурную, научную и образо-

вательную деятельность. Архивное дело регулирует отношения в сфере органи-

зации хранения, комплектования, учета и использования документов, а также

отношения в сфере управления архивным делом в интересах граждан, общества

и государства. Соответственно информационное право рассматривает правоот-

ношения в области архивной и библиотечной деятельности как самостоятель-

ные институты, реализующие право на информацию.

Библиотечное дело регламентируется Федеральным Законом «О библио-

течном деле» от 29 декабря 1994 года № 78-ФЗ.

Субъектами правоотношений в библиотечной деятельности выступают

библиотеки, пользователь и учредитель библиотеки.

Государственные и муниципальные библиотеки, централизованные биб-

лиотечные системы имеют статус юридического лица. Библиотеки самостоя-

тельно определяют содержание и конкретные формы своей деятельности,

утверждают по согласованию с учредителями правила пользования ими, обра-

зовывать библиотечные объединения (ст. 13 Закона). Они определяют условия

использования библиотечных фондов, участвуют на конкурсной или иной ос-

нове в реализации федеральных и региональных программ развития библио-

течного дела, осуществляют в установленном порядке сотрудничество с биб-

лиотеками и иными учреждениями и организациями иностранных государств.

Библиотеки вправе определять сумму залога при предоставлении редких и

ценных изданий, виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользова-

телями, осуществлять хозяйственную деятельность в целях расширения переч-

ня предоставляемых услуг и социально-творческого __________развития, определять ис-

точники комплектования своих фондов, изымать и реализовывать документы из

своих фондов в соответствии с порядком исключения документов.

Обязанности библиотек (ст. 12) заключаются в обслуживании пользовате-

лей библиотек в соответствии со своими уставами, правилами пользования, не

допущении цензуры, ограничивающей право пользователей библиотек на сво-

бодный доступ к библиотечным фондам. Библиотеки, которые имеют в своих

фондах отнесенные к памятникам истории и культуры издания и коллекции,

обязаны обеспечить их сохранность. Они несут ответственность за их своевре-

менный учет в сводных каталогах, за регистрацию их как части культурного

достояния.

Библиотеки, находящиеся на полном или частичном бюджетном финанси-

ровании, должны в своей деятельности отражать сложившееся в обществе

идеологическое и политическое многообразие.

Особый статус определен для национальных библиотек (ст. 18 Закона).

Национальными библиотеками являются Российская государственная библио-

тека и Российская национальная библиотека. Они формируют, хранят и предо-

ставляют пользователям библиотек наиболее полное собрание отечественных

документов, являются научно-исследовательскими учреждениями по библиоте-

коведению, библиографоведению и книговедению, выступают методическими,

научно-информационными и культурными центрами федерального значения и

т. д. Национальные библиотеки относятся к особо ценным объектам культурно-

го наследия народов Российской Федерации и являются исключительно феде-

ральной собственностью.

Пользователи библиотек имеют право доступа в библиотеки и право сво-

бодного выбора библиотек в соответствии со своими потребностями и интере-

сами, право бесплатно получать в любой библиотеке информацию о наличии в

библиотечных фондах конкретного документа (ст. 7).

В общедоступных библиотеках граждане имеют право:

– стать пользователями библиотек;

– бесплатно получать полную информацию о составе библиотечных фон-

дов;

– бесплатно получать консультационную помощь в поиске и выборе ис-

точников информации;

– бесплатно получать во временное пользование любой документ из биб-

лиотечных фондов или по межбиблиотечному абонементу из других библиотек;

– обжаловать в суд действия должностного лица библиотеки, ущемляющие

его права.

Обязанности пользователей библиотек (ст. 9) заключаются в соблюдении

правил пользования библиотеками. При нарушении правил и причинении

ущерба, они компенсируют его в размере, установленном правилами пользова-

ния библиотеками.

Учредитель библиотеки (ст. 10) финансирует ее деятельность и осуществ-

ляет контроль за этой деятельностью в соответствии с действующим законода-

тельством, а также назначает на должность руководителя библиотеки. Учреди-

тель библиотеки не вправе вмешиваться в творческую деятельность библиоте-

ки.

Библиотеки могут быть учреждены органами государственной власти всех

уровней, органами местного самоуправления, юридическими и физическими

лицами. Библиотека считается учрежденной и приобретает права юридического

лица со дня ее регистрации. Учредителями библиотек могут быть собственники

имущества либо уполномоченные ими физические или юридические лица, а

также органы культуры. Учредитель библиотеки утверждает ее устав, принима-

ет на себя обязательства по ее финансированию и материально-техническому

обеспечению. В уставе библиотеки должны быть закреплены ее юридический

статус, источники финансирования, основные задачи деятельности библиотеки,

условия ее доступности, имущественные отношения между библиотекой и ее

учредителями, порядок управления библиотекой.

Закон предусматривает наличие государственных (федеральные библиоте-

ки, библиотеки субъектов Российской Федерации, министерств и иных феде-

ральных органов исполнительной власти), муниципальных библиотек, библио-

тек Российской академии наук, других академий, научно-исследовательских

институтов, образовательных учреждений, предприятий, учреждений, органи-

заций, общественных объединений, а также частных библиотек. Допускается

наличие библиотек, учрежденных иностранными юридическими и физически-

ми лицами, а также международными организациями.

В целях содействия материальному обеспечению деятельности библиотек

всех форм собственности могут создаваться негосударственные фонды разви-

тия библиотек. Средства указанных фондов используются в целях финансиро-

вания программ развития библиотечного дела, координации и кооперации дея-

тельности библиотек и т.д.

Роль государства заключается в поддержке развития библиотечного дела

путем финансирования, проведения соответствующей налоговой, кредитной и

ценовой политики.

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ регулирует отношения в сфере архивного дела

и деятельности архивов.

Архивным фондом Российской Федерации является исторически сложив-

шаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отра-

жающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое,

научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, яв-

ляющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Рос-

сийской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих

постоянному хранению. Архивом называется учреждение или структурное

подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет

и использование архивных документов.

В состав Архивного фонда (ст. 5 Закона) входят архивные документы

независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида

носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические ак-

ты, управленческая документация, градостроительная документация, кино-, фо-

то-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, ру-

кописи, рисунки, чертежи, дневники и т.д. Архивные документы включаются в

состав Архивного фонда РФ (ст. 6) на основании экспертизы ценности доку-

ментов, которая проводится уполномоченным органом исполнительной власти

и архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Включение в состав Архивного фонда документов, находящихся в частной соб-

ственности, оформляется договором между собственником документов и архи-

вом. Специально уполномоченный орган утверждает перечни типовых архив-

ных документов с указанием сроков их хранения.

Право собственности на архивные документы урегулировано в статьях 7 –

12 Закона. Право собственности на архивные документы независимо от их

форм охраняется законом. Предусмотрена государственная, муниципальная и

частная собственность на хранящиеся в архивах документы.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Россий-

ской Федерации, находящихся в частной собственности (ст. 11), заключаются в

отчуждении или переходе от одного лица к другому в порядке универсального

правопреемства либо иным способом. При проведении торгов по продаже ар-

хивных документов, организаторы торгов обязаны не позднее, чем за 30 дней

до дня их проведения проинформировать в письменной форме специально

уполномоченный орган исполнительной власти о месте, времени и об условиях

продажи архивных документов. Закон предусматривает возможность изъятия у

собственника особо ценных и охраняемых документов, если он не выполняет

свои обязанности по хранению, учету и использованию этих документов, что

может привести к утрате ими своего значения.

Архивы создаются как государственными органами, органами местного

самоуправления муниципального района и городского округа, так и организа-

циями и гражданами. Причем, Закон подчеркивает, что государственные и му-

ниципальные органы обязаны, а организации и граждане вправе создавать ар-

хивы для хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в

процессе их деятельности архивных документов (ст. 13).

Гарантом развития архивного дела в Российской Федерации выступает

государство. Государственное управление архивным делом осуществляют ор-

ганы государственной власти и органы субъектов Российской Федерации.

Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют

органы местного самоуправления.

Особенности отношений, возникающих при комплектовании архивов, уче-

те и хранении документов и доступе к ним.

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов

архивными документами являются государственные органы, органы местного

самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых

образуются документы Архивного фонда и другие архивные документы. Архи-

вы составляют списки источников комплектования, передающих им докумен-

ты. Включение в эти списки негосударственных организаций, а также граждан

осуществляется на основании договора с ними.

Закон жестко оговаривает сроки временного хранения документов Архив-

ного фонда до их поступления в государственные и муниципальные архивы

(ст. 22). Федеральные органы государственной власти и иные государственные

органы разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в

процессе их деятельности и деятельности подведомственных им организаций, с

указанием сроков хранения. Отбор, подготовку и передачу документов Архив-

ного фонда на постоянное хранение в государственные и муниципальные архи-

вы осуществляют государственные органы, органы местного самоуправления,

государственные и муниципальные организации в соответствии с установлен-

ными правилами. Государственные органы, органы местного самоуправления,

организации и граждане обязаны обеспечивать сохранность архивных докумен-

тов в течение сроков их хранения. Уничтожение документов Архивного фонда

Российской Федерации запрещается. В отношении особо ценных документов,

уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и ис-

пользования, создаются страховые копии этих документов.

Хранение документов Архивного фонда регламентируется статьей 18 За-

кона. Документы, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

– постоянно: – в государственных архивах, музеях, библиотеках и органи-

зациях Российской академии наук;

– временно: – в государственных органах, государственных организациях,

создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муници-

пальных архивах в случае наделения их этими полномочиями.

Депозитарное хранение документов, находящихся в федеральной соб-

ственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и орга-

низации. Сроки и условия депозитарного хранения, их использование устанав-

ливаются в договорах, заключаемых между этими субъектами со специально

уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным орга-

ном исполнительной власти.

Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

— постоянно: – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

— временно: – в органах местного самоуправления, муниципальных органи-

зациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы, находящиеся в частной собственности, могут храниться их

собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по

договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиоте-

ку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия

хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами.

Документы Архивного фонда независимо от места их хранения подлежат

государственному учету.

Доступ к архивным документам (ст. 24) осуществляется на основе права

пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Пользователь архивными документами (ст. 26) имеет право использовать, пере-

давать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему

архивных документах, а также копии архивных документов для любых закон-

ных целей и любым законным способом.

Доступ к документам обеспечивается путем предоставления пользователю

справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также под-

линников или копий необходимых ему документов. Государственные и муни-

ципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук

обеспечивают условия, необходимые для поиска и изучения архивных доку-

ментов. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной соб-

ственности, устанавливаются собственником или владельцем архивных доку-

ментов.

Ограничение доступа к архивным документам может быть осуществлено

только в соответствии:

– с международным договором РФ;

– с законодательством РФ;

– с распоряжением собственника или владельца архивных документов,

находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм

собственности:

– содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняе-

мую законодательством тайну;

– к подлинникам особо ценных, уникальных документов и документам,

признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

– содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его част-

ной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности на срок

75 лет со дня их создания (срок может быть уменьшен с письменного разреше-

ния гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников).

Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находя-

щихся как в государственной или муниципальной, так и частной собственно-

сти, запрещается. Архивные документы, находящиеся в частной собственности,

могут быть вывезены после экспертизы ценности документов (ст. 26). Ввоз в

Российскую Федерацию архивных документов разрешается, только если они

приобретены на законных основаниях. Вывоз и ввоз в Российскую Федерацию

полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях

любого вида осуществляются без ограничений.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в

нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую,

административную и уголовную ответственность, установленную законода-

тельством Российской Федерации.

Date: 2015-09-05; view: 1546; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей: