Документация туристской фирмы

Документация туристской фирмы

Документы туристской фирмы молено разделить на три большие группы, относящиеся к разным видам деятельности:

1) учредительные и иные разрешительные документы;

2) документы, относящиеся к разработке туров;

3) документы, выдаваемые туристам.

Учредительные и иные разрешительные документы. Документация турфирмы зависит от избираемой ее руководителем формы собственности. Наиболее распространенная форма собственности турфирмы — общество с ограниченной ответственностью (ООО), реже — индивидуальное предпринимательство, еще реже — акционерное общество.

Для государственной регистрации ООО необходимо подготовить следующие документы:

1) устав;

2) учредительный договор (если учредитель один, то им оформляется документ под названием «Решение о создании юридического лица», в котором учредитель излагает свое волеизъявление о регистрации в России предприятия — ООО);

3) если учредителей несколько, их решение о регистрации ООО должно быть зафиксировано путем составления протокола общего собрания участников общества;

4) квитанция об оплате в Сберегательном банке государственной пошлины в связи с регистрацией предприятия;

5) заявление установленной формы о государственной регистрации юридического лица при создании, подписанное любым из учредителей в присутствии нотариуса.

Этот комплект документов подается в налоговую инспекцию по месту нахождения офиса заявителя. После принятия положительного решения о регистрации ООО налоговая инспекция выдает заявителю два свидетельства:

1) о государственной регистрации юридического лица;

2) о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения его на территории Российской Федерации.

Адрес турфирмы, указанный в учредительных документах, должен совпадать с фактическим адресом.

Расчетный счет в Сберегательном банке открывается при предоставлении информационного письма органа статистики о регистрации фирмы в Едином государственном реестре предприятий и организаций (ЕГРПО). В письмо вносятся сведения о видах деятельности ООО (коды Общероссийского классификатора видов экономической деятельности — ОКВЭД). Для получения этого документа необходимо оформить соответствующее заявление и доверенность с печатью зарегистрированного ООО и подписью руководителя.

В течение десяти дней после получения регистрационных документов вновь созданное ООО необходимо зарегистрировать в фонде социального страхования. Представление недостоверных сведений или несоблюдение сроков регистрации влечет наложение штрафа.

Для государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя необходимо представить следующие данные:

1) российский паспорт;

2) подлинник свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при его наличии);

3) телефон;

4) по возможности — список кодов ОКВЭД, соответствующих основным видам деятельности индивидуального предпринимателя (для получения письма из Росстата).

Документы, относящиеся к разработке туров. Взаимоотношения между турфирмами — разработчиками туристских услуг и другими участниками туристского рынка (турагентами, перевозчиками, владельцами средств размещения, предприятий питания, организаций, предоставляющих экскурсионные и иные услуги) регулируются договорами. Наиболее важный из них, устанавливающий взаимоотношения между туроператором и турагентом, называется агентским договором или соглашением (приложение 2). Этот документ предусматривает передачу права на продажу туристских услуг от туроператора к турагенту от имени и за счет производителя. Турагент может продавать туристские услуги туроператора от своего имени, но при этом между ними должен быть заключен соответствующий договор.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться следующие сведения:

— условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;

— полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;

— условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;

— порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;

— условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и турагентом;

— взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом или иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Агентское соглашение часто имеет условие, обязывающее агента не вступать в деловые отношения с другими фирмами и не продавать туристские услуги других фирм. Если туроператор предоставляет турагенту монопольное право продажи туристских услуг (например, туры определенного направления), турагент называется генеральным агентом.

Агентские соглашения заключаются при соблюдении некоторых обязательных условий, в частности при определенном размере оборота турагентства, при достаточной квалификации персонала. Соответствие этим требованиям устанавливается туроператором при анализе необходимых документов или при инспекторской проверке. Иногда для получения агентского соглашения требуется рекомендация нескольких турагентств, сотрудничающих с туроператором. Для гарантии возврата вложенных средств (в случае утраты бланков билетов, при банкротстве фирмы) туроператор иногда использует депозит турагентства.

Особая группа документов составляется на туристские маршруты (маршрутная документация). В ней можно выделить четыре группы документов:

1) технологические документы маршрута, похода, экскурсии;

2) документы о реализации туристского маршрута;

3) документы об обслуживании группы туристов на маршруте;

4) отчетные документы.

Технологические документы маршрута регламентированы ГОСТ Р 5068194 «Туристскоэкскурсионное обслуживание. Проектирование туристских услуг». Документальную основу туристского путешествия составляют:

— технологическая карта туристского путешествия;

— информационный листок к туристской путевке с описанием путешествия.

При выполнении туристского похода дополнительно оформляются:

— отчет о проведении экспедиционного обследования маршрута туристского похода;

— материалы социологического изучения пожеланий туристов по обслуживанию на данной трассе;

— паспорт трассы туристского похода.

При организации экскурсии заполняются:

— технологическая карта экскурсии;

— контрольный пакет экскурсии;

— материалы «Портфеля экскурсовода»;

— схема трассы маршрута транспортной экскурсии.

Документы о реализации туристского маршрута включают договоры:

— между туроператором и турагентами;

— между турфирмой и поставщиками услуг.

Документы об обслуживании группы туристов на маршруте включают:

— доверенность, выдаваемую руководителю туристской группы;

— проездные документы;

— ваучеры;

— памятки и инструкции гиду, руководителю туристской группы;

— списки туристов.

В отчетные документы входят отчет о маршруте и отзывы туристов.

Документы, выдаваемые туристам. При направлении на маршрут турист получает от турфирмы пакет обязательных, а иногда и дополнительных документов. К обязательным документам относятся:

— туристская путевка (форма «ТУР1»);

— договор о туристском обслуживании;

— памятка (информационный листок);

— страховой полис.

Дополнительными документами могут быть билеты на транспорт и туристский ваучер.

Туристская путевка — документ строгой отчетности, содержащий информацию об условиях путешествия и подтверждающий факт оплаты туристского продукта. Таким образом, туристская путевка имеет тройное функциональное назначение: правовое, информационное и финансовое.

В путевке указываются наименование тура и его направление, основные услуги, предоставляемые туристу, сроки выполнения тура, цена турпакета и др.

Договор о туристском обслуживании — документ, оформляющий взаимоотношения туриста с обслуживающей его фирмой. Это основной документ для предъявления претензий к турфирме.

Памятка или информационный листок содержит сведения об особенностях тура, мерах безопасности, которые должен предпринять турист на маршруте. В нем также приводятся рекомендации по обмену валюты, посещению предприятий питания, поведению и др.

Страховой полис — документ, выдаваемый туристу страховой компанией или от лица страховщика уполномоченной турфирмой. В страховом полисе указывается лимит страхового покрытия — сумма, которая будет выплачена туристу или его родственникам в результате наступления страхового события (травмы, заболевания, смерти). Возможно страхование имущественной и материальной ответственности, например страхование на случай утраты багажа, страхование от невыезда по маршруту и др.

При организации индивидуальных туров туристы получают на руки ваучер — документ, подтверждающий факт оплаты услуг. Ваучер служит основанием для обслуживания туристов и взаиморасчетов с турфирмой.

туристский продукт разрешительный документ

Организация и ведение документов туристической фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Туризм сегодня — это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки и туристические корпорации всего мира.

Персональный компьютер и интернет, их доступность и надежность, способствуют проникновению во все сферы общества новых информационных технологий.

Это наблюдается сегодня и в туризме. Ведь туризм и информация неразделимы:

?решение о поездке принимается на основе информации;

?сам тур в момент покупки — тоже только информация;

?информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка, значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на ее основе единственно верное решение.

Одной из важных задач деятельности предприятия является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и так далее.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Целью практики является закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Задачи практики:

? сбор информации о туристском предприятии «1001 тур»;

? провести анализ организации делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»;

? провести анализ организации документооборота в туристском агентстве «1001 тур».

В результате прохождения учебной практики происходит адаптация студентов к работе по избранному направлению подготовки, формирование психологической устойчивости к реальным условиям деятельности, ускорение процесса профессионального становления и развитие способности самостоятельно и качественно выполнять функциональные обязанности по занимаемой должности.

1. Современная оргтехника и организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

1.1 Общая характеристика и организационная структура туристского агентства «1001 тур»

Турагентская деятельность — деятельность по продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.

Под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Франчайзинг — это вид отношений между рыночными субъектами, когда одна сторона передаёт другой стороне за плату возмездное право действовать от своего имени, используя товарные знаки и бренды франчайзера на определённый вид бизнеса, используя разработанную бизнес-модель его ведения. Франчайзинг является развитой формой лицензирования.

ООО «Мир Прекрасен» является туристским предприятием, которое на основе использования имущества трудовым коллективом производит и реализует продукцию, выполняет работы, оказывает услуги. Главной задачей туристского предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и интересов собственника.

Предприятие, на котором проходила практика, «1001 тур» входит в крупнейшую сеть туристских агентств России, которая функционирует с 2002 года, и насчитывает в своей сети около 119 офисов.

Практика проходилась в филиале «1001 тур» в городе Альметьевск, расположенный практически в центре города.

Адрес: ул. Тимирязева, д. 43

Телефон, факс: (8553) 45-51-19

Адрес сайта: www.1001tur.ru

Часы работы: пн-сб 9.00 — 19.0

Директор: Свинцова Марина Викторовна

Несмотря на то, что в городе Альметьевск достаточно много туристских фирм, «1001 тур» занял свою нишу на рынке, начав свою деятельность 25 января 2012 году.

Организационная структура «1001 тур» города Альметьевск — линейная. Во главе организационной структуры стоит директор филиала. Так как предприятие небольшого размера, то в штат сотрудников входит всего один менеджер по туризму, который занимается бронированием туров, принимает звонки, поступающие в офис, работает с документацией. Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.1.1.:

Рис. 1.1.1. Организационная структура турагентства «1001 тур»

Директор турагентства относится к категории «руководитель». Директор руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью турагентства, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества турагентства, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Также обеспечивает достижение запланированных финансово-экономических показателей турагентства.

Менеджер по туризму относится к категории технических исполнителей. На должность менеджера по туризму назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее дополнительную подготовку по туристской деятельности, назначается без предъявления требований к стажу, либо с условием стажа работы не менее 1 года (2 лет, 3 лет).

Туристское предприятие специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. Турфирма предлагает пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

Все офисы продаж работают с единой, постоянно обновляемой базой туров от различных туроператоров. Фирма сотрудничает с ведущими туристическими операторами, представленными на рисунке 1.1.2.:

Рис. 1.1.2. Туроператоры, сотрудничающие с турагентством «1001 тур»

Любой бизнес начинается с деловых бумаг. Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации.

Неотъемлемой частью любого офиса является офисная техника. При недостаточном использовании средств оргтехники снижается производительность труда и эффективность работы персонала. Офисной техникой являются любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Техническими средствами, применяемыми для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ является оргтехника.

Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала, к задержкам при решении оперативных вопросов.

Средства офисной оргтехники фирмы включают в свой состав, такие устройства и оборудование, как представленные на рисунке 1.1.3.:

Рис. 1.1.3. Оргтехника турфирмы «1001 тур»

Таким образом, под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Предприятие небольшого размера, в его штат входит один менеджер по туризму. Туристическое агентство специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. А к внешним направлениям относятся пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

1.2 Организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

— технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

— график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время;

— информационный листок к путевке туристского;

— бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

— лист бронирования;

— бланки договоров с клиентами — турагентами;

— договора с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

— калькуляция или расчет стоимости тура;

— описание маршрута;

— график движения по маршруту;

— карта-схема маршрута;

— текст путевой информации (для автобусных туров);

— описание технологических особенностей — тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и прочее);

— тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и так далее);

— справочные материалы по маршруту;

— варианты рекламных проспектов и буклетов;

— прайс-листы (каталоги).

В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие в турагентстве «1001 тур», почти те же самые, как и во многих турфирмах. Они изображены на рисунке 1.2.1.

Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и так далее), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

Рис.1.2.1. Документация на продажу тура на туристское путешествие

Рассмотрим несколько документов наглядно. Лист бронирования изображен на рисунке 1.2.2.:

Рис.1.2.2. Заявка на бронирование туристских услуг

Договор на оказание туристских услуг показан на рисунках 1.2.3 — 1.2.9.:

Рис. 1.2.3. Предмет договора на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.4 Права и обязанности сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.5. Порядок расчетов и вознаграждений турфирмы в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.6. Отчет об исполнении поручения и ответственность сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.7. Срок действия и порядок расторжения договора в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.8. Форс-мажор и прочие условия в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.9. Реквизиты и подписи сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Туристская путевка изображена на рисунке 1.2.10.:

Рис. 1.2.10. Туристская путевка

Пример ваучера представлен на рисунке 1.2.11.:

Рис. 1.2.11. Именной ваучер на туристские услуги

Анкета туриста представлена на рисунке 1.2.12.:

Рис.1.2.12. Анкета туриста

Таким образом, состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту и прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений). В набор технологической документации для каждого тура обязательно включается:

? технологическая карта тур путешествия по маршруту;

? график загрузки тур путешествия группами туристов на определенное время;

? информационный листок к путевке тур путешествия;

? бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

? лист бронирования;

? бланки договоров с клиентами;

? договора с партнерами — поставщиками услуг (гост-ми, транспортными компаниями, экскурсионными бюро);

? калькуляция или расчет стоимости тура;

? описание маршрута;

? график движения по маршруту;

? карта-схема маршрута;

? текст путевой информации (для автобусных туров);

? описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания);

? тексты памяток для туристов.

1.3 Организация документооборота в туристском агентстве «1001 тур»

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело — это документооборот предприятия.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

В данном разделе мы рассмотрим два вида документооборота:

? документооборот между туроператором и турагентом;

? документооборот между турагентством и туристом.

Рассмотрим первый документооборот между туроператором и турагентом.

Обычно между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ агент обязан представить принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке и в сроки, предусмотренные заключенным договором. Чаще всего отчеты представляются по мере выполнения договора либо по окончании срока его действия. Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, отчет агента может содержать:

? название документа;

? дату его составления;

? название турфирмы-агента;

? содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.);

? измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

? данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;

? сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;

? сумму посреднического вознаграждения;

? наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Наглядно отчет представлен на рисунках 1.3.1.-1.3.3.:

Рис. 1.3.1. Отчет агента

Рис. 1.3.2. Отчет агента Рис. 1.3.3. Отчет агента

делопроизводство турфирма договор

К отчету агент должен приложить все необходимые доказательства расходов, произведенных им за счет туроператора (п. 2 ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). Если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Встречаются ситуации, когда между туроператором и турагентом заключается договор купли-продажи туристского продукта. Однако если буквально трактовать Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», то реализация туристского продукта возможна исключительно в рамках туроператорской или турагентской деятельности.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что если организация реализует туристский продукт, сформированный не самостоятельно, то данная организация выступает в роли агента. А значит, договор будет являться посредническим.

Второй документооборот между турагентством и туристом.

В связи с отменой лицензирования туристской деятельности Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» в целях защиты прав туристов требует, чтобы туроператоры предоставляли покупателю туристского продукта финансовое обеспечение.

Возможны два вида финансового обеспечения, показанных на рисунке 1.3.4.:

Рис. 1.3.4. Виды финансового обеспечения покупателю турпродукта

Причем договор страхования ответственности не исключает возможности оформления банковской гарантии как одного из видов обеспечения исполнения.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором реализации туристского продукта. Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка. Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Что касается применения ККТ, турфирмы могут не применять контрольно-кассовую технику при наличных расчетах с населением, применяя БСО (бланк строгой отчетности).

Заключение

Целью практики являлось закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности виртуальной туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Делопроизводство — это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось, не было бы ни документов, ни предприятий.

С каждым годом развитие делопроизводства все сильнее внедряется в деятельность предприятий. Ведь чем выше уровень развития делопроизводства, тем выше уровень развития предприятия, а от этого зависит и уровень развития нашей страны.

Для того чтобы развивалась наша страна, необходимо чтобы развивались существующие в ней предприятия, а для их деятельности необходимо развивать делопроизводство и для всего этого нужны лучшие сотрудники, которые смогут всегда найти новую ступень для лучшего развития делопроизводства.

Развитие каждого предприятия зависит от уровня развития делопроизводства. Каким бы не было предприятие в нем должно существовать делопроизводство, которое должно развиваться.

Список использованной литературы

Специальная литература

4. Косолапов А. Б. Менеджмент в туристической фирме: Учебное пособие. М.: КНОРУС. — 2014. — 256 с.

5. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник — М.: ИНФРА-М. — 2014. — 97 с.

7. Саак А. Э., Пшеничных Ю. А. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. СПб.: Питер. — 2013. — 512 с.

Текущий архив

10. Положения турагентства «1001 тур».

Размещено на Allbest.ru

ТУРИСТСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТУРА

Созданный туроператором туристский продукт подразумевает обязательное методическое обеспечение тура в фирме. Методическое обеспечение воплощают в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Э го необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников туристско-экскурсионных организаций, а также для возможности постоянного контроля содержания тура, его выполнения и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту нрав потребителей. Технологическую документацию комплектуют в папке туров (или направлений).

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включают:

  • • технологическую каргу туристского путешествия по маршруту (приложение 2);
  • • график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение 3);
  • • информационный листок к путевке туристского путешествия;
  • • заявку на бронь (приложение 4);
  • • бланки путевок типовой формы (приложение 5);
  • • лист бронирования;
  • • бланки договоров с клиентами (приложение 1);
  • • договоры с поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, музеями и т.д.) (приложение 6);
  • • калькуляции или расчет стоимости тура;
  • • описание маршрута;
  • • график движения но маршруту;
  • • карту-схему маршрута;
  • • текст путевой информации (для автобусных туров);
  • • описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);
  • • справочные материалы по маршруту;
  • • варианты рекламных проспектов и буклетов;
  • • прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняют Паспорт автобусного маршрута (в зарубежном варианте — листы поездки), утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и его обслуживание, но и технические данные автобуса, километраж, запреты и ограничения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т.д.

Технологическая карга туристского путешествия (приложение 2) — это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы данные по гуру.

График загрузки туристских предприятий по маршруту (приложение 3) отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

  • • указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;
  • • описание трассы путешествия — пункты пребывания, продолжительность пребывания, условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарнотехническое обслуживание);
  • • краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и г.п.), программы обслуживания в каждом пунше тура;
  • • перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;
  • • наличие и краткую характеристику спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, библиотек, кинозалов и г.д.;
  • • адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

  • • информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;
  • • специальная информация для туристских путешествий с походом;
  • • прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка (приложение 5) утверждена приказом Министерства финансов РФ от 09.07.07 г. № 60н, представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет туристским организациям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными. Необходимо обеспечить учет выданных путевок.

Регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не установлены.

Лист бронирования. Согласно ФЗ РФ «Об основах туристской деятельности в РФ» — это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора.

Договор с клиентом на приобретение тура составляют согласно гл. IV ст. 10 ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ» и на базе Типового договора о купле-продаже.

К существенным условиям договора относят:

  • • информацию о туроператоре (продавце), включая данные о лицензии на право осуществления туристской деятельности, юридическом адресе предприятия и банковских реквизитах;
  • • сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;
  • • информацию о туроператоре на приеме, включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских реквизитах и контактных телефонах;
  • • информацию о потребительских свойствах туристского продукта, программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, спецификации туристского продукта;
  • • дату и время начала и окончания путешествия, его продолжительность;
  • • порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;
  • • права, обязанности и ответственность сторон;
  • • розничная цену туристского продукта и порядок его оплаты;
  • • минимальное количество туристов в группе;
  • • срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;
  • • условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещение убытков сторон;
  • • порядок и сроки предъявления претензий (претензии к качеству туристского продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форме в течение 20 дней с момента окончания действия договора и подлежат удовлетворению в течение 19 дней после получения претензии).

Иные условия договора определяют по соглашению сторон.

Договора с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами Российской Федерации. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристской продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений).

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

• технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94);

• график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681-94);

• информационный листок к путевке туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);

• бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка» (утвержденной Минфином России);

• лист бронирования (см. гл. IV, ст. 9, третий абзац Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24 ноября 1996 г.);

• бланки договоров с клиентами — турагентами (в соответствии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»);

• договора с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

• калькуляция или расчет стоимости тура;

• описание маршрута;

• график движения по маршруту;

• карта-схема маршрута;

• текст путевой информации (для автобусных туров);


• описание технологических особенностей — тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

• тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

• справочные материалы по маршруту;

• варианты рекламных проспектов и буклетов;

• прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута» (в зарубежном варианте — «Листы поездки»), утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т. д.

Технологическая карта туристского путешествия — это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру (приложение 1).

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать (приложение 2).

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру (приложение 3).

Информационный листок содержит следующие данные:

• указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

• описание трассы путешествия — пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

• краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в каждом пункте тура;

• перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

• наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и т. д.;

• адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

• информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

• специальная информация для туристских путешествий с походом;

• прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка формы ТУР-1 разработана ГКФТ России совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет турпредприятиям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок. Регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не установлены (приложения 4, 5).

Лист бронирования. Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (гл. IV, ст. 9) — это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора (приложение 6).

Договор с клиентом на приобретение тура составляется согласно гл. ГУ ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договора о купле-продаже.

К существенным условиям договора относятся:

• информация о туроператоре (продавце), включая данные о лицензии на право осуществления туристской деятельности, юридическом адресе предприятия и банковских реквизитах;

• сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

• информация о туроператоре на приеме (партнере продавца), включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских реквизитах и контактных телефонах;

• информация о потребительских свойствах туристского продукта, программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов и сертификации туристского продукта;

• дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность;

• порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

• права, обязанности и ответственность сторон;

• розничная цена туристского продукта и порядок его оплаты; .

• минимальное количество туристов в группе;

• срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;

• условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон;

• порядок и сроки предъявления претензий туристом (претензии к качеству туристского продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форме в течение 20 дней с момента окончания действия договора и подлежат удовлетворению в течение 10 дней после получения претензии).

Иные условия договора определяются по соглашению сторон.

Договора с партнерами — поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Калькуляция, или расчет стоимости тура, может производиться по методу, предложенному в приложении 6 (лист бронирования). При этом расчет стоимости тура производится суммированием себестоимостей каждой отдельной услуги и нормативно заложенного процента прибыли (он обычно составляет для туроператора 15-20 % от себестоимости тура).

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута.

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Описание технологических особенностей тура — это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оперативной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных — по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные материалы по маршруту — это различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими реквизитами).

Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае — это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях — это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную информацию рекомендательного и разъяснительного характера: перечни необходимых документов для оформления тура, правила оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиа перелетов, информацию о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

Заявка на бронирование – документ, составленный в письменном виде передаваемый посредством факсимильной связи, электронной почты, либо через систему бронирования Агента в сети Интернет.

Подтверждение заявки на бронирование – уведомление Агента о подтверждении предоставления туристского продукта и/или туристских услуг указанных в заявке на бронирование и направляемое посредством факсимильной связи, электронной почты, либо опубликованное в системе бронирования Агента.

Пакет услуг (турпакет) — это произведенный туроператором туристский продукт, состоящий из определенного набора услуг: перевозки, размещения, питания, экскурсий и т. д. Пакет услуг на туре формируется в зависимости от цели путешествия и потребностей туристов по выбранному ими виду туристского отдыха.

Туристский ваучер — подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм.