Опен спейс

Что такое офис опен спейс и каковы его особенности

По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

  • Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
  • Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
  • Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
  • Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
  • Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
  • Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
  • Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

  • Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
  • Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
  • Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
  • Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
  • Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

  • 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
  • 55% работников не нравится температура в помещении.
  • 60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

  • Разнообразное рабочее пространство. Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
  • Правильное размещение общих зон. Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
  • Отсутствие высоких перегородок. Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
  • Утверждение правил поведения. Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
  • Побольше растений. Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
  • Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве. Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.

Рекомендации сотрудникам

Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:

  • Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
  • Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
  • Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.

Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.

Комфортные места Space +

  1. Под предоставлением платной услуги «Space+» по выбору мест повышенной комфортности в салоне класса Эконом подразумевается предоставление пассажиру на этапе регистрации в аэропорту права выбора по его желанию места (при условии его наличия) с увеличенным расстоянием между рядами с откидывающимися спинками кресел.
  2. Услуга «Space+» предоставляется на собственных регулярных рейсах ПАО «Аэрофлот» и рейсах дочерних авиакомпаний АО «Авиакомпания «Россия» и АО «Авиакомпания «Аврора» (под кодом SU, за исключением рейсов с нумерацией SU3000 – SU4999). Оформление услуги «Space+» производится в аэропортах на территории Российской Федерации и за границей.
  3. Учитывая технические особенности каждого модельного ряда авиалайнеров, количество мест повышенной комфортности и их расположение на борту воздушного судна могут различаться. Расположение мест повышенной комфортности Вы можете посмотреть на странице «Схема посадочных мест».
  4. Вследствие того, что большинство кресел повышенной комфортности расположены в проходах к аварийным выходам, не допускается размещение во исполнение правил по безопасности полётов следующих категорий пассажиров в ряду аварийного выхода (кроме центрального блока кресел на широкофюзеляжных ВС):
    • дети от 2 до 12 лет и/или младенцы (до 2 лет) независимо от наличия сопровождающих их лиц;
    • несопровождаемые дети независимо от возраста;
    • беременные женщины;
    • пассажиры, габариты, психическое и /или физическое состояние которых не позволяет быстро понять указание экипажа и /или выполнить необходимые действия в случае экстренной эвакуации;
    • пассажиры, принятые к перевозке под стражей и/или депортированные/недопущенные пассажиры;
    • пассажиры, перевозящие животных в салоне ВС.

    Непосредственно на кресле у аварийных люков не разрешается размещать:

    • лиц моложе 18 лет;
    • пассажира, который не говорит на русском или английском языках.

    Решение о возможности предоставления услуги «Space+» с учетом вышеперечисленных ограничений принимает сотрудник авиакомпании при личном обращении пассажира.

    *критерием больших габаритов служит необходимость использования удлинительного ремня безопасности.

  5. Для приобретения услуги «Space+» пассажиру необходимо уведомить об этом диспетчера на стойке регистрации в аэропорту. Оформление услуги на этапе регистрации возможно на один полетный сегмент. При трансферной перевозке услуга может быть оформлена только на первом сегменте, для оформления и оплаты услуги на следующем сегменте пассажиру необходимо обращаться на стойку регистрации в пункте трансфера.
  6. Услуга не предоставляется при:
    • Online регистрации;
    • регистрации в киосках самостоятельной регистрации;
    • регистрации с помощью мобильного телефона.
  7. Оплата услуги производится в кассах сверхнормативного багажа, офисах собственных продаж или офисах уполномоченных агентов в аэропортах отправления, в которых производится оплата и оформление перевозочных документов и выполняющих функции собственных офисов на территории Российской Федерации или за границей (далее – кассы). За услугу «Space+» взимается фиксированная стоимость и оформляется электронный многоцелевой документ (EMD) или, в исключительных случаях, ордер разных сборов (МСО).

    Стоимость услуги «Space+» составляет:

    • на рейсах короткой продолжительности (до 3-х часов полёта) стоимость услуги составляет 1000 RUB/1000 руб. для внутренних воздушных перевозок или 20 EUR/20 евро для международных воздушных перевозок.
    • на рейсах средней продолжительности (от 3-х до 6-и часов полёта) стоимость услуги составляет 1600 RUB/1600 руб. для внутренних воздушных перевозок или 40 EUR/40 евро для международных воздушных перевозок.
    • на рейсах длительной продолжительности (свыше 6-и часов полёта) стоимость услуги составляет 3200 RUB/3200 руб. для внутренних воздушных перевозок или 75 EUR/75 евро для международных воздушных перевозок.

    Исключение: стоимость услуги на рейсах между городами Москва (из/в аэропорт Шереметьево) и Ереван, Белград, Гамбург, Загреб составляет 40 EUR/40 евро; Москва (из/в аэропорт Шереметьево) и Иркутск – 1600 RUB/1600 руб..

    При приобретении услуги пассажиром, путешествующим с младенцем до 2-х лет без предоставления места, оплата взимается только за взрослого пассажира, оплата за младенца не взимается.

    Для участников программы «Аэрофлот Бонус» Серебряного уровня услуга предоставляется со скидкой 50%.

    Оплата услуги может быть произведена наличными деньгами и/или в безналичном порядке. Плата взимается в валюте страны оплаты по курсу, установленному в системе бронирования на дату оплаты услуги.

    При оформлении услуги у агента по обслуживанию в аэропорту возможно взимание с пассажира дополнительного сбора.

  8. Услуга предоставляется бесплатно:
    • для участников программы «Аэрофлот Бонус» Платинового уровня с возможностью предварительного бронирования через персонального ассистента, а также на этапе регистрации на рейс в аэропорту;
    • • для участников программы «Аэрофлот Бонус» Золотого уровня — на этапе регистрации на рейс в аэропорту.

    Исключение составляют пассажиры, перечисленные в п. 4.

  9. При возвращении пассажира из кассы, обслуживание на стойке регистрации производится вне очереди. Работник проверяет наличие оплаченной услуги в системе регистрации или документов, подтверждающих оплату услуги, и выдает пассажиру посадочный талон на место повышенной комфортности.
  10. Фактом оказания услуги является факт перевозки с предоставлением пассажиру места повышенной комфортности.
  11. Стоимость услуги возвращается пассажиру в полном объеме в каждом из следующих случаев:
    • вынужденный отказ пассажира от перевозки в случаях, предусмотренных правилами ПАО «Аэрофлот» и п. 227 ФАП-82;
    • расторжение перевозчиком в одностороннем порядке договора воздушной перевозки пассажира в соответствии с п. 230 ФАП-82;
    • добровольный отказ пассажира от перевозки;
    • отказ пассажира от услуги до времени отправления рейса;
    • неявка (опоздание) пассажира на рейс;
    • внесение пассажиром изменений в условия перевозки (например, изменение даты, рейса, маршрута и т.п.) с оплаченной услугой;
    • невозможность оказания услуги в связи с заменой типа воздушного судна или заменой на воздушное судно с другой компоновкой;
    • отмена рейса и невозможность оказания услуги на новом рейсе;
    • пересадка пассажира в полете в целях обеспечения безопасности на другое место, которое не относится к категории мест повышенной комфортности;
    • отказ авиакомпании в предоставлении услуги в целях обеспечения безопасности полетов, в соответствии с п. 4;
    • замена места пассажиру, оформившему услугу, на другое место, которое не относится к категории мест повышенной комфортности;
    • в других случаях при установлении факта неоказания услуги.
  12. Для осуществления возврата стоимости услуги «Space+» пассажир может обратиться в ближайший офис собственных продаж/филиал/представительство ПАО «Аэрофлот» на территории Российской Федерации или за границей, а также в офис уполномоченного агента, если услуга была оформлена данным агентом.
  13. Для осуществления возврата пассажиру необходимо заполнить заявление на возврат стоимости за услугу «Space+».
  14. Возврат денежных средств осуществляется пассажиру в полном объёме в течение одного года с даты оформления электронного многоцелевого документа (EMD)/ордера разных сборов (МСО) на услугу.
  15. В случае невозможности осуществления возврата пассажиру в валюте оплаты, возврат производится в той же форме оплаты, которая указана в EMD/MCO (наличные, пластиковая карта и т.д.), путем конвертации оплаченной суммы в валюту страны, где осуществляется возврат. Перерасчет производится по курсу, установленному в системе бронирования на дату оплаты услуги.
  16. Аэрофлот оставляет за собой право изменить правила предоставления услуги «Space+» в любое время без предварительного уведомления.

Также пассажирам доступен выбор места повышенной комфортности, если оно не расположено в проходах к аварийным выходам, до начала регистрации на рейс. Правила предоставления данной услуги Вы можете посмотреть на странице «Предварительный выбор мест».

Open space: как правильно организовать офисное пространство

В наше время множество компаний предпочитают сооружать для сотрудников офис без стен или другими словами — «open space». Открытое пространство — на первый взгляд простой и удобный способ организации рабочих будней. Но так ли это на самом деле?

Команда Hurma System разобралась в преимуществах и недостатках офисов open space. Сегодня мы обсудим, как оптимизировать работу и повысить продуктивность сотрудников опенспейсов.

Open space — что это?

Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.

В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников.

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают.

4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.

5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.

2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе.

3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно.

4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.

Как же оптимизировать работу в open space?

Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.

1. Установите правила

Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения.

2. Организуйте пространство

После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания.

Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса. Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей.

Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.

3. Отведите для совещаний отдельное время

Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.

4. Разделите личное и рабочее пространство

Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает. Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха.

5. Уменьшите уровень шума

Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах.

Как создать уютное open space пространство?

Пример удачного совмещения опен спейс и других зон — компания Mars, один из крупных мировых производителей корма для домашних животных. В офисе компании множество отдельных рабочих мест, кабинетов и открытого пространства. Pet-friendly культура компании отображена в планировке офисов, где даже можно найти комнаты для кошек и собак сотрудников.

К слову, офис — отличная возможность внедрить корпоративную культуру компании. HR-менеджеру также важно понимать, что комфорт на рабочем месте = снижение текучести кадров. Грамотная организация открытого пространства поможет не только сэкономить бюджет руководству, но и наладить коммуникацию внутри коллектива и повысить лояльность сотрудников к компании.

  • Удержание персонала

Работа в open space офисах. Плюсы и минусы открытого пространства

Говорят, что изобретателем первого open space был князь Потемкин. Воровство и хроническое отлынивание от работы со стороны крепостных, навели светлейшего на мысль о необходимости постоянного контроля.

Григорий Александрович разместил хозяйственные постройки на своем скотном дворе так, чтобы все они были видны управляющему. Потемкинская планировка впоследствии весьма пригодилась, однако вовсе не для рассадки клерков, а для конструирования тюремных помещений. Офисные служащие стали обитателями открытых пространств лишь в середине ХХ века. С тех самых пор и ведутся споры о том, чего же больше – плюсов или минусов – у работы в open space офисах.

Плюсы открытости

Первый и главный аргумент в пользу открытых пространств принадлежит начальству. Именно легкость контроля над сотрудниками делает open space таким привлекательным для руководства. В таком офисе не получится безнаказанно халтурить. Коллегам и боссу видно, что именно вы делаете за своим компьютером – составляете отчет или осваиваете новый пасьянс.

Второе преимущество густонаселенных кабинетов – простота общения между сотрудниками. Вам волей-неволей придется общаться с коллегой, если вы делите пополам пространство одного большого стола. К тому же в open space офисах все сотрудники, как правило, хорошо знакомы между собой, тогда как при кабинетной рассадке многие не в курсе, кто работает за соседней стенкой, особенно если речь идет о сотрудниках не вашего, а смежного отдела. А между тем недостаток коммуникаций – одно из самых больших препятствий к созданию дружной команды, когда одно подразделение толком не знает, чем занимается другое и насколько загружены сотрудники, конфликты неизбежны.

Отсутствие сплетен. Перемывать косточки кому-то из сотрудников, когда он сидит в двух метрах от вас и прекрасно слышит все разговоры, довольно сложно. Конечно, для того чтобы от души посплетничать, можно и выйти, но все же открытое пространство создает препятствия злословию.

Зрительный контакт. Вы видите, насколько заняты ваши коллеги или начальство, и всегда можете выбрать удобный момент, чтобы обратиться к ним с просьбой или просто обсудить текущие проблемы.

Шумное место

Самый главный минус работы в open space – постоянный шум. Глупо рассчитывать на тишину, если в одном помещение собралось 25 даже очень вежливых и тактичных людей. А между тем, громкие голоса сослуживцев – это самый главный офисный раздражитель. Голландские ученые провели исследование, в ходе которого выяснили, что 32% офисных сотрудников буквально выходят из себя, если коллеги поблизости разговаривают слишком громко. Телефонные звонки, неизбежные в любом офисе, тоже не добавляют спокойствия в обстановку. Они раздражают 30% сотрудников.

Бытовые конфликты

Партия любителей свежего воздуха непременно будет бороться за право открыть окно с группировкой противников сквозняков. Пульт от кондиционера способен стать яблоком раздора, как и вечно исчезающие со столов ручки, степлеры и карандаши.

Легкость распространения инфекций. Один чихающий сотрудник к обеду «наградит» своими бациллами всех сидящих в офисе.

Полное отсутствие личного пространства. Речь даже не о прозрачных перегородках или полном отсутствии таковых. Дело в психологическом дискомфорте. Как ни крути, но на работе мы проводим большую часть жизни, поэтому время от времени нам приходится отвлекаться на личные разговоры по телефону. Как правило, обитатели open space офисов в курсе всех личных дел друг друга, вплоть до обеденного меню коллег и школьных оценок детей начальника. Такая чрезмерная осведомленность вряд ли хоть кому-то понравится.

Создайте обстановку

Полностью избавиться от недостатков open space вряд ли удастся, но все же можно постараться сделать обстановку вокруг себя более комфортной.

Купите наушники. Тихая музыка в ушах заглушит шум и поможет сосредоточиться на работе. Если не можете работать под музыку, замените мелодию звуками дождя, моря или просто используйте наушники в качестве берушей.

Кстати, шум далеко не всегда бывает вредным. Психологи из США провели интересное исследование.

Добровольцам предложили решать головоломки в тишине, помещении с умеренным уровнем шума и в очень шумной комнате. Оказалось, что не слишком громкие звуки (до 50 дб, что соответствует спокойному разговору) помогают справляться с творческими заданиями быстрее и качественнее.

Не ешьте на рабочем месте. Запахи еды и чавканье способны довести ваших соседей до белого каления.

Старайтесь говорить потише и поставьте мобильный телефон на виброзвонок или хотя бы приглушите его звук. И конечно же, старайтесь не забывать телефон на столе, отправляясь на обед. Даже самые приятные на взгляд рингтоны нравятся не всем.

Личное мнение

Анастасия Осипова:

–  Никогда не доводилось работать в условиях open space. Хотя пребывание на сцене, при большом скоплении людей, вполне можно приравнять к такой работе. Я несколько раз оказывалась в офисах такого типа.

Мне кажется, работа в них – дело привычки. Но лично мне было бы не очень комфортно трудиться в таких условиях. Все-таки у человека должно быть какое-то личное пространство.

Технология «Открытое Пространство» (Open Space Technology)

Технология «Open Space» или «Открытое пространство» – это технология групповой работы, позволяющая разным людям в совместной работе эффективно находить механизмы для решения разнообразных проблем.

«Открытое пространство» используется для решения актуальных, реально существующих проблем, когда:

– проблема достаточно сложна;

–существует дефицит времени для выработки решения;

– люди, от которых зависит решение проблемы, представляют собой различные группировки;

– есть риск возникновения конфликтов.

Встреча в формате «Открытое пространство» – это:

– не мозговой штурм, так как люди вовлечены в работу и умом, и сердцем;

– не самопрезентация, а презентация нужных идей;

– не обсуждение жалоб, а выдвижение предложений;

– не «тусовка», «веселуха» и т.п., а серьезная, профессионально организованная работа.

Встреча в формате «Открытое пространство»– это серьезная бизнес – встреча, конференция, форум и пр., где делается важная работа для настоящего и будущего участников (организации, ее сотрудников, жителей и т.д.)

Условия для проведения технологии «Open Space»:

– ясная и привлекательная тема;

– группа из заинтересованных и ответственных людей (участники);

– время проведения встречи;

– место проведения встречи;

– лидер (организатор).

Выбор темы.Тема не должна становиться препятствием организуемому процессу. Она должна заинтересовать потенциальных участников, то есть должна быть как минимум понятна, как максимум, актуальна для них. В теме должна быть заключена проблема, требующая обсуждения и решения.

Участники.Их может быть от 5 до 1000 человек. Но все они должны быть заинтересованы в теме встречи и их участие должно быть добровольным. Если требуется регистрация и предоставление данных об участниках — организовать это нужно так, чтобы участие и неучастие в мероприятии нигде не афишировалось и ни на что не влияло.

Время проведения встречи.Обычно – не менее дня, но не более трёх. Один день позволяет обсудить темы, не затрагивающие глубокие организационные процессы. Два дня – минимум для качественного проживания процесса и полного раскрытия потенциала всех участников.

Место проведения встречи.Достаточно большое помещение, чтобы вместились все участники, пространство для удобного их передвижения и стулья, которые можно двигать – это то, что необходимо. Исходная расстановка может быть любая. Дальнейшая работа по группам – круг.

Лидер (организатор).Открывает встречу, освещая ее тему, делает подготовку к сбору результатов встречи, записывает формальные решения и результаты дискуссии. Основная функция лидера – поддержание атмосферы «Открытого Пространства».

Четыре принципаработы технологии»Открытое Пространство»:

Первый принцип: все пришедшие сюда люди – это наиболее подходящие участники.

Второй принцип: всё, что здесь происходит – это единственное, что здесь может происходить.

Третий принцип: процесс начинается, когда приходит время.

Четвертый принцип: если это конец, то это конец.

В процессе работы действует Закон «двух ног»:Если участник обнаружит, что оказался в ситуации, где он не можете чему-либо научиться или сделать какой-либо вклад, он ответственен за то, чтобы перейти в другое место, например, в другую группу.

Процедуры проведения «Открытого Пространства»

1. Открытие.Очень неформальное открытие работает достаточно хорошо. Ведущий формулирует тему и объясняет принципы «Оpen Space».

2. Определение повестки дня.Каждый, кто чувствует, что может предложить тему для обсуждения, актуальную для группы, формулирует ее для других участников, фиксирует название темы и свое имя, кратко презентует ее.

3. Формирование тематических групп. После того, когда все вопросы заявлены, участники делятся на группы для обсуждения вопросов. Обсуждение вопросов происходит при участии фасилитатора, который помогает заявившемуся лидеру записывать формальные решения и результаты дискуссии. Основная функция фасилитатора –поддержание атмосферы «Открытого Пространства» в группе. Фасилитатор может взять на себя функции лидера тематической группы в случае необходимости.

4. Сессии («Открытое Пространство»).Всестороннее обсуждение выбранной темы, открытая дискуссия и коллективное решение проблем участниками тематических групп.

5. План действий.Выделяются наиболее приоритетные «шаги» для предстоящих самостоятельных действий (которые зачастую оформляются в проекты), объявляются обязательства участников по выполнению этих действий.

6. Отчеты сессий. Доброволец в каждой группе делает заметки, готовится отчет о ходе и содержании обсуждения. Отчеты размещаются для всеобщего обозрения.

7. Закрытие. Далее следует общая сессия, когда все участники высказываются о прошедшем событии. Каждый из участников получает ответ обо всех сессиях.

8. Работа после мероприятия.Лидер (организаторы) оформляет полученные решения в итоговый результат и доводит его до сведения каждого участника.

Результаты работы по технологии «Открытое Пространство»:

– все САМЫЕ важные для участников вопросы будут подняты;

–участниками будут выдвинуты наиболее эффективные способы решения проблем, выработаны и согласованы совместные планы действий и стратегий;

– у участников проявится стремление к социальному партнерству и совместной ответственности.

Преимущества технологии «Открытое Пространство»

1. Технология «Открытого Пространства» является высокоэффективным средством коммуникации и выработки совместных решений.

2. «Открытое Пространство» можно применять не только как отдельную форму работы с группой, но и как часть тренинга, работу по определенному направлению или этапу какой либо деятельности.

Сложности, которые могут произойти на семинаре»Открытое Пространство»:

–участники группы могут попасть в конфликтную ситуацию;

–участники группы могут «уйти в сторону» от темы дискуссии;

–невозможно предугадать точно, что произойдет.

Преодоление трудностей в»Открытом Пространстве»

– Фасилитатору необходимо грамотно подойти к решению этой проблемы, привлечь внимание к себе и предложить выслушать точку зрения каждого участника. Нет необходимости спорить или кричать.

– Фасилитатор должен следить за ходом дискуссии и, если это необходимо, направлять группу на обсуждение той проблемы, которая была заявлена. Если же находятся те участники, которые не заинтересованы в обсуждении заявленной темы, то следует предложить им воспользоваться Законом «Двух Ног» и перейти в группу, которая занимается обсуждением интересующей их темы.

– Лидер должен действительно доверять группе в определении своего собственного пути. Попытки со стороны лидера или участников «Открытого Пространства» навязать определенные результаты полностью могут сорвать процесс. Здесь имеет важное значение второй принцип «Открытого Пространства»: что бы ни случилось – это единственное, что и могло произойти. Этот означает, что каждый из нас делает все, что может, в данное время и в данном месте, и не должен волноваться о том, что могло бы произойти, и что должно было бы произойти.

За последние годы технология Открытого Пространства неоднократно и успешно применялась в Иркутской области при проведении конференций, встреч, совещаний и т.п. для выработки решений по обсуждаемым вопросам. Она была эффективно использована в работе конференций при организации участия населения в осуществлении местного самоуправления в городе Иркутске, в работе Байкальского Гражданского Форума (2006, 2008гг.) и пр. Так, например, в Иркутске в результате работы конференций были заложены основы городских программ «Развитие общественных инициатив» (2006г.), «Взаимодействие органов местного самоуправления г. Иркутска с населением, некоммерческими организациями, территориальными общественными самоуправлениями» (2008г.), ставшими основой долгосрочной программы развития местного сообщества.

Использование данной технологии в значительной степени определяется опытом и профессионализмом организаторов, пониманием текущих задач развития территории, их умением взаимодействовать с лидерами местных сообществ. В значительной степени это творческая технология, включающая в себя различные формы общественного участия и социального партнерства. Одним из примеров, демонстрирующих эффективность работы по этой технологии, является опыт администрации города Иркутска, реализованный отделом по связям с общественностью администрации города и представленный в следующем разделе.