Письменный этикет

Содержание

Правила этикета при написании писем

Дата обновления: 01.06.2018

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы доносить свои мысли и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт – словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма – не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

  • Необходимо отвечать на все полученные письма.
  • Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
  • Если вам нечего написать адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
  • Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
  • Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
  • Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
  • Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
  • Писать анонимные письма неприлично.
  • Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
  • Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
  • Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
  • Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
  • Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Правила написания личных писем

  1. Начинать письмо следует с обращения к адресату.
  2. Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить за ранее полученную весточку.
  3. Если вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.
  4. Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».
  5. Потом можно перейти к интересующей вас теме, рассказать о том, что волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.
  6. После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки, чтобы дать возможность продолжить общение. Если вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.
  7. Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.
  8. В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.

Правила этикета для написания делового письма

Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

  • Официальное обращение.
  • Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
  • Указание источника информации о вакансии.
  • Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
  • Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
  • Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
  • Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
  • В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

Работники тратят, в среднем, около четверти рабочей недели, прочесывая сотни электронных писем.

Несмотря на то, что мы уже успели прилипнуть к своим кнопкам «Ответить», карьерный коач Барбара Пэчтер говорит, что масса профессионалов до сих пор не знает, как уместно пользоваться электронной почтой.

Из-за явного и чрезмерного шума писем, которые мы читаем и пишем, мы можем быть склонны совершать неловкие ошибки, которые могут иметь серьезные последствия.

Пэчтер рассказывает об основных принципах современного этикета электронной переписки в своей книге «Основы делового этикета». Мы собрали самые основные правила, которые вам следует знать.

1. Пишите чёткую и понятную тему письма

Примерами хороших тем письма являются: «Дата совещания изменена», «Быстрый вопрос по поводу вашей презентации» или «Советы по поводу предложения».

«Люди зачастую принимают решение о том, открывать письмо или нет, основываясь на его теме», — говорит Пэчтер. «Выбирайте тему, которая даст читателям знать о том, о каких вопросах или деловых проблемах в нём будет идти речь».

2. Используйте профессиональный электронный адрес

Если вы работаете на компанию, то вы должны использовать корпоративный электронный адрес. Но, если вы используете личный аккаунт электронной почты – не важно, являетесь ли вы фрилансером или используете её для личной переписки – вы должны быть осторожны в выборе адреса, говорит Пэчтер.

Вы всегда должны иметь электронный адрес, который содержит ваше имя, чтобы получатель знал, кто конкретно присылает ему письмо. Никогда не используйте электронные адреса (возможно, оставшиеся со времен вашего выпускного класса), которые являются неуместными для рабочих вопросов, вроде «babygirl@…» или «beerlover@…» — вне зависимости от того, как сильно вы любите холодное пиво.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку «ответить всем»

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма бывает сложно, учитывая, как много людей получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или при помощи всплывающих окон на их компьютерах. Воздержитесь от нажатия кнопки «ответить всем», если вы не уверенны до конца, что все люди в списке должны получить ваше электронное письмо, говорит Пэчтер.

4. Включайте блок подписи

Предоставляйте читателям немного информации о себе, рекомендует Пэчтер. «В основном, подпись должна включать в себя ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая ваш телефонный номер. Вы также можете добавить туда немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или иллюстрациями».

Используйте один и тот же шрифт, размер и цвет, как и у остального текста электронного письма, говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте просторечные, разговорные приветствия, вроде «Привет, ребята», «Здорово», «Привет, народ».

«Расслабленная природа наших писем не должна влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет – это очень неформальное приветствие и в большинстве случаев его не стоит использовать на рабочем месте. Слово ‘здорово’ тоже не совсем подходит. Используйте ‘здравствуйте’ или ‘добрый день’ вместо них».

Также она советует не пользоваться сокращенными вариантами имён. Лучше скажите: «Здравствуйте, Майкл», если вы не знаете, что он действительно предпочитает, чтобы его называли «Майк».

6. Не злоупотребляйте восклицательными знаками

Если вы решили воспользоваться восклицательным знаком, то используйте его лишь в тех случаях, когда хотите передать своё волнение, говорит Пэчтер.

«Иногда люди слишком увлекаются и ставят массу восклицательных знаков в конце предложения. В результате письмо может стать слишком эмоциональным или инфантильным», — пишет она. «Во время письма восклицательные знаки следует использовать с большой осторожностью».

7. Подходите к юмору с осторожностью

Юмор может запросто потерять свой изначальный смысл без правильного выражения лица. В профессиональной переписке лучше оставить юмор за границами, если вы точно не уверены, что получатель письма правильно воспримет вашу шутку. Кроме того, фраза, которая может казаться вам смешной, не обязательно покажется смешной другому человеку.

8. Помните, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному

Недопонимание может запросто возникнуть на почве культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем наблюдать язык тела своего собеседника. Постарайтесь подгонять свои сообщения под культурную платформу получателя, насколько хорошо вы её знаете.

Хорошее правило, которое следует держать в голове, по мнению Пэчтер, заключается в том, что в культурах, где принято общаться лично (японская, арабская или китайская), люди хотят предварительно познакомиться с вами, прежде чем иметь с вами какие-то дела. Отсюда следует и тенденция деловых людей из этих стран быть более личными в своих письмах. С другой стороны, люди из культур, где более распространены электронные переписки (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают максимально быстро переходить к основной теме.

9. Отвечайте на ваши электронные письма – даже если оно было предназначено не для вас

Отвечать на абсолютно все полученные электронные письма может быть сложно, но вы точно должны попытаться, говорит Пэчтер. Этот совет включает в себя случайно присланные электронные письма, которые были предназначены не вам, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ на письмо не является обязательным, но такой шаг соответствует духу этикета электронных переписок, особенно если отправитель письма работает в той же компании или в той же сфере, что и вы.

Вот пример ответа на такое письмо: «Я знаю, что вы были очень заняты, но я не думаю, что это письмо предназначалось мне. И я хотел сообщить вам об этом, чтобы вы могли отправить это письмо нужному человеку».

10. Перечитывайте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вы можете быть подвергнуты осуждению за эти ошибки», — говорит Пэчтер.

Не полагайтесь на орфографическую проверку. Читайте и перечитывайте ваши электронные письма по несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять их.

«Один из моих руководителей хотел написать мне ‘Простите за беспокойство’», — говорит Пэчтер. «Но он положился на проверку орфографии во встроенном редакторе, что в итоге привело к тому, что он написал мне ‘Простите за недержание’».

11. Добавляйте электронный адрес в последнюю очередь.

«Вы явно не хотите, чтобы ваше письмо случайно отправилось человеку, прежде чем вы закончите писать его и проверите его на ошибки», — говорит Пэчтер. «Даже когда вы отвечаете на чье-то письмо, хорошей мерой предосторожности будет удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверенны в том, что письмо готово к отправке».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя.

Пэчтер советует уделять огромное внимание тому, как вы пишите имя получателя в вашей адресной книге в строке «Кому». «Очень легко вписать неправильное имя, что может смутить как вас, так и человека, который получит это письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты

Фиолетовый Comic Sans имеет своё место и время (а имеет ли?), но для деловой переписки лучше выбирать классические шрифты, цвета и размеры шрифта.

Главное правило: ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми.

«В основном, лучше всего отдать предпочтение размеру шрифта в 10-12 пунктов и хорошо читаемый шрифт, вроде Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пэчтер. В качестве цвета чёрный будет самым безопасным выбором.

14. Следите за своим тоном.

Точно так же как в процессе написания могут теряться шутки, ваша внутренняя интонация может быть неправильно истолкована без контекста, начиная с вашего голоса и заканчивая выражением лица. Соответственно, становится гораздо проще показаться более резким, чем вы сами хотели. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», — говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Ничто не остается конфиденциальным – поэтому пишите соответственно

Всегда помните то, что, по всей видимости, забыл бывший директор ЦРУ Дэвид Петраэус, предупреждает Пэчтер: Каждое электронное письмо оставляет свои следы.

«В качестве базового правила следует помнить, что другие люди могут увидеть то, что вы пишете», — говорит она. «Поэтому не пишите о вещах, о которых вам бы не хотелось рассказывать другим людям». Если говорить более свободно: не пишите ничего, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронные письма невероятно легко переслать, поэтому лучше следовать базовым мерам безопасности, а не извиняться в дальнейшем.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Поиск ответа

Всего найдено: 36

Вопрос № 302497

Добрый день. Пожалуйста, подскажите, с какой буквы правильно писать местоимение во 2 и 3 предложениях? Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о необходимости рассмотреть ситуацию, возникшую на Вашем/вашем предприятии. Ситуация, связанная с Вашим/вашим работником Ивановым.

Ответ справочной службы русского языка

Написание местоимения с прописной буквы во всех указанных случаях будет корректным.

Вопрос № 302064

Здравствуйте. Скажите, будет ли корректным следующее письменное обращение к Клиенту интернет-магазина: Уважаемый Иван Иванович, добрый день! Вас приветствует интернет-магазин товаров для дома… В данном случае приветствие двойное, чем его заменить не знаю или можно оставить так как есть? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Ошибки в данном случае нет.

Вопрос № 298064

Здравствуйте! Уточните, пожалуйста, вопросы по оформлению делового письма: 1. Равнозначны ли выражения «Здравствуйте, Иван Иванович!» и «Уважаемый Иван Иванович!» при написании делового письма. Эти обращения пишутся слева с красной строки или по центру? 2. Согласно правилу, после запятой пишем со строчной буквы. Тогда верно ли, что текст письма будет выглядеть следующим образом (смущает начало абзаца со строчной буквы): Уважаемый Иван Иванович, высылаю материалы по теме… 3. Если в случае употребления фразы «Уважаемый Иван Иванович!» в начале письма рекомендуется заменить завершающую фразу «С уважением,…» на что-то другое, то, подскажите, пожалуйста, наиболее нейтральное или даже универсальное и в то же время уважительное синонимичное выражение. Ведь «Жду Вашего ответа», «Удачи» и т.д. далеко не всегда соответствуют ситуации общения. Заранее благодарю за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

1. Эти выражения не равнозначны. В деловой переписке более употребительна этикетная формула со словом «уважаемый».

2. Все верно. Но употребительнее — восклицательный знак после этикетной формулы и абзац с прописной буквы.

3. Можно просто не писать «с уважением».

Вопрос № 290071

Здравствуйте! Возник спор с коллегами: как правильно обращаться к корейцу в официальных письмах? Например, «Уважаемый Ким Те СУ!» или «Уважаемый Те Су!». Коллеги предлагают по аналогии с русским вариантом «Уважаемый Иван Иванович!» использовать только имя, но мне кажется, что это неправильно. Хотелось бы получить ответ с ссылкой на правила русского языка. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Возможно: Уважаемый господин Ким!

Вопрос № 288021

Иногда советуют начинать деловое письмо с обращения «Уважаемый господин», и этому совету многие следуют. Мне же предлагаемая конструкция кажется нелепой, ведь слово «господин» и так подразумевает уважение к адресату. Действительно это очередное «масло масляное» или я ошибаюсь?

Ответ справочной службы русского языка

Такое начало неудачно для делового письма. Если адресат известен, то нужно именовать его: Уважаемый Иван Иванович! Если имя неизвестно (что бывает реже), то указать должность: Уважаемый господин председатель! При обращении к нескольким лицам «Уважаемые господа!» — корректно.

Вопрос № 284019

Здравствуйте! Нужен ли восклицательный знак в конце каждого предложения в поздравлении? Примерный текст: Уважаемый Иван Иванович Примите поздравления с днем рождения Желаю новых достижений и успешной реализации всех планов Здоровья, процветания, благополучия Заранее благодарю за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Восклицательный знак нужен после обращения: Уважаемый Иван Иванович! Не будет он лишним и в последнем предложении: Здоровья, процветания, благополучия! Остальные предложения можно закончить точкой.

Вопрос № 268254

Допустимо ли в начале пиделового письма выражение » Уважаемый Иван Иванович» и в конце письма » С уажением, …»?

Ответ справочной службы русского языка

Следует выбрать: «уважаемый» или «с уважением».

Вопрос № 267685

Уважаемая Грамота!
Ответьте, пожалуйста, на два вопроса:
1) Какой знак препинания стоит ставить после обращения в переписке с клиентами по e-mail — запятую или восклицательный знак? Например,
Уважаемый Иван!
Спасибо за Ваш звонок в Службу поддержки …
или
Уважаемый Иван,
Спасобо за Ваш звонок в Службу поддержки …
2) На веб-сайтах иногда можно увидеть слова «топ музыка», «топ исполнители» и т.п., например: «У нас можно скачать топ фильмы знаменитых российских режиссеров». Стоит ли в данном случае использовать дефис между словами «топ» и «фильмы» (топ-фильмы) или это два самостоятельных слова? Стоит ли также использовать дефис в следующих словах:
топ музыка (топ-музыка?)
топ артисты (топ-артисты?)
топ исполнители (топ-исполнители?)
топ альбомы (топ-альбомы?)
топ песни (топ-песни?)
Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

1. Лучше ставить восклицательный знак. Если ставите запятую, следующее слово нужно писать с маленькой буквы. 2. Первая часть сложных слов топ- пишется через дефис: топ-музыка, топ-артисты.

Вопрос № 263152

Здравствуйте, уважаемая Грамота! Хотела бы уточнить как правильно пишется в письме: если стоит в начале письма обращение «Уважаемый Иван Иванович!, далее текст, то в конце можно писать с «С уважением, Генеральный директор …» или уже не пишется фраза «С уважением». Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Дважды говорить об уважении не обязательно.

Вопрос № 261680

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно пишется: «Уважаемый, Иван Иванович!» или «Уважаемый Иван Ивановч!». В мои обязанности входит переписка с организациями, и я сомневаюсь, необходимо ли ставить запятую перед именем или нет. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не ставится. Слово уважаемый входит в состав обращения. Ср.: Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!

Вопрос № 260255

Добрый день!
Ответьте пожалуйста. При подписании делового письма я пишу «С уважением, (подпись) фамилия» надо ли в этом случае ставить запятую? И еще, правильно ли, если обращаемся «Уважаемый Иван Иванович!», а в конце письма подписываем «С уважением»?
Спасибо Татьяна.

Ответ справочной службы русского языка

После слов «С уважением» в концовке письма принято ставить запятую. Сочетание «Уважаемый» в обращении и «С уважением» в подписи не рекомендуется.

Вопрос № 259708

Здравствуйте, в каких случаях в обращении Уважаемый Иван Иванович после слова уважаемый нужна запятая, если они есть, спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая после уважаемый не нужна.

Вопрос № 259350

Добрый день! Подскажите пожалуйста допустима ли такая форма в документе? С Точки зрения правописания.
ОРГАНИЗАЦИЯ ШАПКА
ДАТА КОМУ
Уважаемый Иван Иванович направляем Вам:
Комерческое предложение
ТАБЛИЦА

Ответ справочной службы русского языка

Правильно с запятой: Уважаемый Иван Иванович, направляем Вам… Слово коммерческое пишется с двумя М.

Вопрос № 255521

Подскажите, пожалуйста, как правильно УВАЖИТЕЛЬНО обращаться к третьему лицу во множ.числе, т.е. пишется ли Вы, Ваше с большой буквы или с маленькой? Например, я обращаюсь в письме: «Уважаемые клиенты! Прошу Вас (или вас?) направить в наш адрес реквизиты…» Или: «Уважаемый Иван Иванович и Иван Сергеевич! В ответ на Ваше (или ваше?) обращение, предлагаю…»

Ответ справочной службы русского языка

При обращении к нескольким лицам местоимение вы пишется с маленькой буквы.

Вопрос № 253368

Если начале делового письма стоит «Уважаемый Иван Иванович!», то нужно ли в конце письма ставить » С уважением ,…»? (дополнительно хотелось бы получить развернутый ответ на этот вопрос)

Ответ справочной службы русского языка

Как правило, такого «двойного уважения» избегают, хотя это и не ошибка.

Страницы: 2 3 последняя

Как начать деловое письмо

Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.

Как начать деловое письмо. Начало делового письма.

Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».

Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.

После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части. В этой части письма обычно принято приветствие, представление себя или анонс, о чем пойдет речь далее.

Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.

1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.

Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________

2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.

Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.

с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________

3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.

Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________

Уважаемый Имя Отчество,

Общие рекомендации, выводы

Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).

Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:

— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.

Деловой речевой этикет в служебных письмах Учебное пособие

Калуга

В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания. Речевой этикет делового письма является проявлением культуры адресанта.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы.

Вступительное обращение — это способ привлечения внимания адресата, установления контакта с ним.

В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофи­циального характера; в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общест­венное положение, и др.) или группе лиц, связанных до роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В со­временных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосред­ственного обращения к должностному лицу или лицам.

Обращение помещается отдельной строкой по центру. Восклицательный знак придает письму эмоциональный ха­рактер, указывает на особое значение, придаваемое автором со­держанию излагаемого вопроса.

При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное положение, сферу деятельности, характер взаи­моотношений между сторонами, цель письма и пр.

Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:

— Уважаемые господа!

— Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

— Уважаемые коллеги!

— Дорогие коллеги!

Для русского речевого этикета нивелирование полов — характерная черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе практически не было, а в советский период распространенным было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В последние годы при адресовании письма должностному лицу женского пола используется существительное мужского рода (следователь, генеральный директор заведующий и т. д.).

Если получателем письма является особо важная персона: высокое должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и культуры, известный общественный деятель, президент (предсе­датель) общества, кампании, фирмы и др., то используют обращения:

— Глубокоуважаемый Алексей Петрович!

— Многоуважаемый Павел Анатольевич!

Возможно обращение с указанием должности и без фа­милии:

— Уважаемый господин Министр!

— Уважаемый господин Губернатор!

— Уважаемый господин Депутат!

— Уважаемый господин издатель!

— Уважаемый господин председатель!

При обращении к лицу, имеющему звание, можно исполь­зовать следующий вариант:

— Уважаемый доктор!

— Уважаемый профессор!

Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как ни­когда важно личностное обращение, которое вызывает у адре­сата повышенный интерес к письму, свидетельствует о внима­нии и уважении отправителя к деловому партнеру.

Включение в формулу обращения фамилии адресата при­дает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры:

— Глубокоуважаемый господин Петров!

— Глубокоуважаемая госпожа Петрова!

— Многоуважаемый господин Смирнов!

— Многоуважаемая госпожа Демина!

— Уважаемый господин Горский!

— Уважаемая госпожа Пронина!

— Господин Мартынов.

— Уважаемый Дмитрий Иванович!

— Уважаемая Ксения Петровна!

-Игорь Константинович,…

Заключительная форма вежливости завершает основной текст, помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливо­сти, как правило, ставится запятая, но допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности лица, подписав­шего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставля­ется ниже заключительной формулы вежливости в соответст­вии с ГОСТ Р 6.30-97. В письмах, оформленных на должност­ных бланках (а также в некоторых письмах частного характера), наименование должности и расшифровка подписи не ставятся.

В деловой переписке существует несколько вариантов за­ключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин …, то оно должно заканчивать­ся фразой: С уважением,…

В поздравительных и благодарственных письмах, в пись­мах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы:

— Искренне Ваш (а); …

— Искренне Ваши,…

— С нauлучшuмu пожеланиями, …

— С наилучшими пожеланиями и приветом, …

-С сердечным приветом, …

— С сердечным приветом и пожеланиями, …

-С благодарностью. Ваш…

-С дружественным приветом,…

— С дружеским приветом, …

— Наши наилучшие пожелания г-ну (имя).

В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только стандартом, но и правилами хорошего тона.

В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует использовать официальные формулировки:

— С уважением,…

— С благодарностью и уважением, …

— С глубоким уважением, ..

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Как правило, такие письма имеют персональную адресацию.

Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с выражением благодарности может быть различным по содержанию, например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т. д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений между отправителем и получателем письма.

В начале письма можно засвидетельствовать свое уваже­ние, почтительное отношение к адресату, признание его за­слуг, положительную оценку ума делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную корреспонденцию:

-Очень любезно с Вашей стороны …

— Я высоко ценю Вашу доброту…

— Признавая и по достоинству оценивая Ваш вклад в…

— Мы были счастливы, получив…

— Это письмо — выражение глубокой благодарности (при­знательности) …

— Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа на…

— Большое спасибо за факс от…

— Благодарим за каталог, который мы получили…

— Благодарим Вас за Ваше письмо от…

— Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) бла­годарность за…

-Хочу выразить мою глубокую благодарность за…

-Я (искренне) благодарен за Ваш…

— Позвольте выразить признательность за участие в…

— Позвольте Вас поблагодарить за…

— Разрешите выразить Вам благодарность (признательности)

— Мы признательны Вам за то, что…

— Выражаем благодарность от имени…

— Благодарю Вас за участие…

В конце письма также можно еще раз употребить слова благодарности, выразить надежду на получение скорого ответа, на продолжение сотрудничества, на возможные перспективы деловых отношений и т. д.:

— С благодарностью за Ваш интерес к этому делу, остаюсь, …

— Заранее благодарю Вас за содействие, остаюсь, Ваш…

— Я буду (мы будем) очень благодарен (благодарны) за скорый (срочный) ответ.

— Мы были бы очень признательны (благодарны), если бы Вы ответили при первой возможности.

— Большое спасибо за Ваше (доброе) содействие.

— Ваше содействие в этом деле будет по достоинству оценено.

— С сердечным приветом и благодарностью за Ваше ее действие (терпение) в этом деле.

— Я искренне ценю Ваше терпение и продолжающийс. интерес.

— Ждем Вашего любезного ответа.

С наилучшими пожеланиями и уверенностью в развитии взаимо­выгодного сотрудничества…

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Письмо-поздравление является доказательством доброго расположения отправителя к адресату

Поздравления и пожелания чаще всего являются основным аспектом письма, открытки, телеграммы, но могу представлять собой и часть многоаспектного письма. В таком случае слова поздравления и пожелания располагаются как правило, после обращения и приветствия.

Для писем, которые пишутся и отправляются задолго до знаменательной даты, возможно размещение поздравления в конце письма.

В официальных поздравительных письмах наиболее употребительными являются формулы:

разрешите поздравить Вас;

позвольте поздравить Вас;

примите мои (наши) поздравления.

  • Разрешите

  • Позвольте

  • Имеем честь

(сердечно) поздравить Вас

с национальным праздником.

с годовщиной со дня провоз­глашения независимости Ва шей республики.

— Примите наши поздравления

с новым назначением.

с Новым годом и приближающимся Рождеством.

с Вашим юбилеем.

— Приветствуем Вас

по случаю национального праздника.

по случаю Вашего юбилея.

в связи с открытием международной конференции.

— По случаю

избрания Вас на пост …

разрешите (позвольте) поздравить….

— По поводу

успешной защиты Вашей диссертации

примите мои (наши) поздравления…

— Разрешите

— Позвольте

пожелать

Вам больших успехов, здоровья, благополучия, счастья…

Вам успеха в осуществлении Ваших планов

-Примите наши (искренние. теплые, сердечные и т. д.) пожелания

новых успехов.

больших достижений.

здоровья, исполнения надежд (желаний)

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Письмо-приглашение может быть адресовано как конкретному лицу или нескольким лицам, так и учреждениям. Приглашение конкретному лицу следует ее составлять с учетом статуса адресата, характера взаимоотношений между сторонами, а также степени официальности проводимого мероприятия.

Наиболее распространенными в деловой переписке являются выражения со словами: разрешите пригласить; позвольте пригласить.

Нейтральные по стилю выражения подчеркивают заинте­ресованность приглашающей стороны. Такие выражения носят еще характер обсуждения, то есть одностороннего приглаше­ния без согласия второй стороны. В том случае, когда и вторая сторона согласна, высылается уже официальное приглашение.

-(Мы) будем (весьма)

-(Мы) были бы (весма)

благодарны

признательны

обязаны

(Вам),

Если Вы сможете посетить

Если бы Вы смогли посетить

-Мы хотели бы

-Нам хотелось бы

-Мы рады были бы

-Мы готовы были бы

-Мы согласны были бы

-Мы могли бы

пригласить Вас

принять Вас

встретиться с Вашими представителями

— Мы были бы рады видеть Вас на…

— Мы будем весьма признательны Вам за участие в …

-Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли при­нять наше приглашение на…

  • Не согласитесь ли

  • Не можете ли

  • Не хотите ли

  • Не согласились бы

  • Не могли бы

  • Не хотели бы

Вы

посетить наше предприятие?

встретиться с нашими предста­вителями?

принять участие в открытии вы­ставки?

принять участие в презентации результатов разработки?

В том случае, когда инициатором приглашения выступы вторая сторона (Мы хотели бы принять участие в Вашем совещании), в ответном письме-приглашении уместны выражения:

— Мы с (большой) радостью примем (встретим) Ваших представителей (Вашу делегацию).

— Мы рады пригласить Вас…

— Мы согласны принять Вашу делегацию …

— Мы можем принять Ваших представителей.

— Мы не возражаем против Вашего участия в совещании.

— Со своей стороны мы (с радостью) готовы принять (пригласить, встретить) Ваших представителей.

Если первая сторона особо заинтересована в согласии, то после собственно пригласительных фраз употребляются выражения:

— Мы надеемся, что Вы примете наше приглашение.

— Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие.

— Мы выражаем надежду, что Вы примите наше приглашение (предложение).

ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ

Общепринятыми формулами выражения сожаления являются следующие:

-К сожалению,…

— К нашему большому сожалению, …

— К моему великому сожалению, …

— С сожалением…

— Мы очень сожалеем …

— Нам чрезвычайно жаль …

— Я очень сожалею, что…

— Я с сожалением узнал из Вашего письма, что …

— Сожалею …

Выразить сожаление по поводу несостоявшейся сделки, просроченной оплаты, задержки в доставке заказанного то­вара и т. д. бывает недостаточно для того, чтобы между обеими сторонами сохранились добрые отношения и воз­можность дальнейшего успешного сотрудничества, поэтому правилами делового этикета рекомендуется принести свои извинения за причиненные неудобства. Извинения в пись­мах могут сопровождать просьбы (Извините, что обраща­юсь к Вам с просьбой), отказы (Извините, но, к сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем) и т. п.

Типичными и наиболее употребительными формулами из­винения являются следующие:

  • Приношу свои (наши) извинения

  • Примите, пожалуйста, мои (искренние) извине­ния

  • Хочу принести свои самые искренние извинения

  • Приносим извинения

  • Прошу извинить

  • Просим извинить

  • Мы приносим свои извинения

  • Я приношу Вам извинения от имени (название ор­ганизации, органа управления, должностного лица)

  • Я должен извиниться перед Вами

за…

за то, что…

  • Разрешите

  • Позвольте

принести (свои глубокие) извинения за …

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо материальных ценностей; документе не имеющих адресующей части; документов, требующие дополнительного разъяснения. Сопроводительные письма необходимы и в тех случаях, когда отправляемые документы включают несколько листов. В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа и цель его направления, срок исполнения, объясняется причина задержки и т.д.

— (Мы) прилагаем …

— Направляем заявку на …

— Высылаем (Вам) наложенным платежом …

— Предоставляю на утверждение …

— Направляем (Вам) на рассмотрение …

— Согласно прилагаемому списку …

— Отправляем Вам вместе с этим письмом образцы …

  • В ответ на

Ваше письмо от

Ваш запрос

Вашу просьбу

направляем

высылаем

посылаем

препровождаем

Вам…

  • Ссылаясь на

Ваш запрос

нашу договоренность

наш телефонный разговор

  • Согласно

Вашей просьбе

нашей договоренности

  • В соответсвии с

дополнительным протоколом

нашей договоренностью

Вашей просьбой

  • В связи с

Вашей просьбой

нашей договоренностью

  • В подтверждение

нашей договоренности

нашего телефонного разговора