Регистрация и индексация документов

Менеджмент организации / Делопроизводство / 12.2. Регистрация и индексация документов

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступ­ления документа путем, проставления на нем индекса, с последующей запи­сью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах реги­стрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, до­полняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспон­дентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

· порядковый регистрационный номер;

· индекс по номенклатуре дел;

· индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и создаваемые в дру­гих организациях и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, частных лиц. Регистрации подлежат как традицион­ные машинописные (рукописные) документы, так создаваемые средствами вычислительной техники.

Документы регистрируются в организации один раз:

· посту­пающие – в день поступления;

· создаваемые – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависи­мости от названия (вида) документа, его автора и содержания.

Отдельно регистрируются:

· приказы руководителя по основной дея­тельности;

· приказы руководителя по кадрам;

· приказы руководителя выше­стоящей организации по основной деятельности;

· решения коллегий выше­стоящей организации;

· акты ревизии финансово-хозяйственной деятельно­сти;

· бухгалтерские сводки;

· отчеты предприятий;

· акты внедрения результа­тов научных разработок;

· планы работы подведомственных организаций;

· заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например:

· плановая документация регистрируется в плановом отделе;

· до­кументы по снабжению – в отделе снабжения;

· протоколы, и решения кол­легии – в секретариате;

· распорядительные документы по основной дея­тельности, подписанные руководителем организации, документы, посту­пающие из вышестоящих организаций или направленные им, – в службе документационного обеспечения и т.д.

Место регистрации документа за­крепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Чтобы достичь информационной совместимости регистрацион­ных данных и создать условия для перехода к автоматической регистра­ции, определен обязательный состав реквизитов регистрации:

· автор (корреспондент);

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс доку­мента (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела).

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими реквизитами: исполнители, под­пись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрацион­ных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на ре­гистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множи­тельные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной информационно-поисковой системе (ИПС) регистрация документов осуществляет­ся с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов ре­гистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответ­ствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие кар­тотеки:

· справочные;

· контрольно-справочные;

· по географии поступающих документов;

· по предложениям, заявлениями жалобам граждан;

· тематиче­ские (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые массивы авто­матизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

Регистрация и индексация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Регистрация и индексация документов

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.) как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в поисковую систему. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: aвтор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от xapактеpa документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документов, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения, срок хранения документа и др.

Документы целесообразно регистрировать в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабже-ние и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация — в управлении (отделе) снабжения; протоколы и решения (постановления) коллегии, подписанные руководителем распорядительные документы по основной деятельности, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления.

Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Запись производится непосредственно с документа с использованием указанного выше набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется ма-шинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страхования информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм.

регистрация документ реквизит

2. Построение поисковой системы

Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или бланков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).

Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам организации, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.

Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Корреспондент

Дата поступления и номер документа

Дата и регистрационный номер документа

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Обратная сторона карточки

Контрольные отметки(ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

Примеры регистрационных журналов

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа

Регистрационный номердокумента

Корреспондент (получатель)

Краткое содержание документа

Кем подписандокумент

Исполнитель

Дополнительныесведения о документе

Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления

Регистрационный номер документа

Корреспондент (автор)

Дата документа

Номер документа

Краткое содержание документа

Резолюции и кому направлен документ

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении

Отметка об исполнении

Исполнители

Задание

Срок исполнени

Автор резолюции

Дата простановки резолюции

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата документа

Регистра ционный номер документа

Краткое содержание документа

Кем подписан документ

Исполнитель

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении документа

Отметка об исполнении

3. Контроль исполнения документов

Контроль своевременного и качественного исполнения документов является составной частью функции менеджмента. Его осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан: «Решения по обращениям граждан принимаются… в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации». «Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки — до 15 дней со дня их поступления…»

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

— формирование картотеки контролируемых документов;

— направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

— выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

— напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

— получение информации о ходе и результатах исполнения;

— запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

— регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

— сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

— снятие документов с контроля по указанию руководителей;

— формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, в следующем порядке: заданий последующих лет — ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно; заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (см. реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией.

Литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. — М., Росархив, 1995.

3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. — М., ВНИИДАД, 1991.

4. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 9. — М., ИНФРА-М, 1998.

5. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. — М., Из-во Министерства труда, 1995.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М., ПРИОР, 1997.

Размещено на Allbest.ru


12

Регистрация документов — фиксация факта созда­ния или поступления в организацию документа путем про­ставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (рас­порядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кад­ровые и др.) как создаваемые в организации, так и поступа­ющие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистра­ции поступает в поисковую систему. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поиско­вых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: aвтор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от xapактеpa документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сро­ков исполнения, отметки о прохождении документов, значи­мость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения, срок хранения документа и др.

Документы целесообразно регистрировать в организации один раз: поступающие — в день поступления, соз­даваемые — в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабже-ние и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов про­водится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая докумен­тация — в управлении (отделе) снабжения; протоколы и ре­шения (постановления) коллегии, подписанные руководителем распорядительные докумен­ты по основной деятельности, документы, поступающие из вышестоящих ор­ганизаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления.

Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимо­сти от наличия технических средств. Запись производится непосредственно с документа с использованием указанного выше набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется ма-шинограммой карточки («твердая копия»), которая использу­ется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страхования информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффек­тивное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм.