Система управления договорами

Управление договорами

Работа с договорами является неотъемлемой частью всего документооборота. Поэтому любой компании важно снизить затраты на организацию рассмотрения, согласования и, непосредственно, исполнения договоров. DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.

Быстрая подготовка проекта договора

Реквизиты нового контрагента можно заполнить в один клик. Для этого достаточно знать ОГРН, ИНН или наименование организации. До момента заключения сделки так же быстро можно получить оценку надежности контрагента: информацию о владельцах, сведения об участии в государственных контрактах и арбитражных делах.

Затем договор заносится в систему из файла, с почты или на основе готовых шаблонов. Для массового занесения отсканированных бумажных оригиналов используется служба DIRECTUM Capture Service. Служба исключает ввод дубликатов и ошибок сканирования.

Функцию создания договора и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют карточку договора извлеченной значимой информацией. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Также есть возможность создать договор и автоматически отправить на согласование через мастер действий:

Мастер действий по созданию договорного документа

Если сделка с контрагентом еще не заключена, но находится на стадии планирования, система позволяет сформировать договор без текста. Содержание заносится позже.

Прозрачное согласование и отправка документов контрагенту

Договорные документы отправляются на согласование по заранее настроенным регламентам.

Проконтролировать ход согласования договора ответственный всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами) или сформировать специальный отчет:

Лист согласованияКарточка договора

В процессе документы утверждаются электронной подписью (ЭП), которая гарантирует их неизменность и авторство подписи. Договору присваивается регистрационный номер принятого формата.

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Отправка договора контрагенту

Контроль исполнения обязательств

Для контроля своевременного исполнения обязательств или перехода к следующему этапу ответственный за несколько дней получает соответствующие уведомления. Для этого в карточке договора указываются все этапы работы, их содержание, даты начала и завершения сделки.

Фиксация этапов договора

Поиск договорных документов и отчетность

Для быстрого доступа к комплекту документов одной сделки, договор можно связать с дополнительными соглашениями, актами, счетами и пр. документацией:

Связанные документы

Записи договоров удобно искать в справочнике Договоры, используя фильтрацию и сортировку. Например, по дате заключения, контрагенту или категории договора.

Также анализировать информацию по договорам в различных разрезах можно быстро через отчеты о ходе согласования и подписания договоров. Отчеты доступны через справочник.

Дополнительные возможности

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами, в том числе SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие, Галактика ERP. Это позволяет:

  • исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников, например, Контрагенты, Договоры;
  • автоматически собирать данные по договору в процессе его согласования;
  • просматривать тексты документов ERP-системы напрямую из интерфейса DIRECTUM.

Можно работать с договорами через веб-клиент. Потребуется только доступ в интернет.

Вам также будут интересны решения:

  • Финансовый архив
  • Обмен с контрагентами
  • Проверка контрагентов
  • Делопроизводство

Контроль исполнения договора поставки 
 521

Повышение роли договоров поставки в хозяйственной де­ятельности требует от заключивших сторон соблюдения приня­тых обязательств.

Невыполнение заключенных договоров поставки, которые имеют юридическую силу, влечет за собой имущественную от­ветственность сторон.

При этом принцип полной хозяйственной самостоятель­ности требует применения санкций к виновной стороне, компенсирующей все потери. Систематический учет и конт­роль исполнения договорных обязательств и своевременное предъявление санкций — важная составная часть коммерче­ской работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты — бухгал­терия.

Учет исполнения договоров поставки может осуществлять­ся вручную и автоматизированным способом.

При ручном учете на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При пос­туплении товара по данным сопроводительных документов (счета-фактуры, накладной и др.) делается разноска. Подсчет выполнения обязательств осуществляется с нарастающим ито­гом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмот­ренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной сто­роне. Ведется также контроль оптовой продажи товаров. Он осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям или в карточках, которые заводятся на каждого покупателя по каждому договору. В них регистрирует­ся объем поставок по договору и фактическое количество по­ставленных товаров за определенные периоды (с накоплением).

При автоматизированном учете договоров поставки мож­но контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нуж­ный момент.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комп­лектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дис­циплины, по вопросам организации оборота тары и средств па­кетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласо­вания цены. Необходимо следить за правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.).

Укрепление договорной дисциплины, высокая ответствен­ность сторон за выполнение условий поставки товаров — залог коммерческого успеха организаций, работающих на потреби­тельском рынке.

Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и поку­пателя. Если в договоре не определены конкретные условия поставки, то руководствуются Положением о поставках това­ров в Республике Беларусь.

Рассмотрим обязательства сторон по определенным пунк­там договора и ответственность за их нарушение в соответ­ствии с Положением.

Обязательства поставщика и его ответственность. Глав­ное обязательство поставщика по договору — поставить товар покупателю в установленный срок и надлежащего качества. Ниже рассматриваются основания ответственности поставщи­ка по договору.

Непоставка и недопоставка товара. Поставщик, допустив­ший такое нарушение договора, обязан восполнить недопо­ставленное количество товара в следующих периодах в преде­лах срока действия договора, а по долгосрочному договору — в пределах года, в котором допущена недопоставка, если поку­патель от него не отказался. Ассортимент товаров, подлежа­щий восполнению, определяется соглашением сторон. Бели это не оговорено, поставка будет осуществлена в соответствии с условиями, которые были предусмотрены для того периода, в котором допущена недопоставка.

Если товар покупателем уже оплачен, но не поставлен, он должен потребовать возврата уплаченной суммы.

И в случае от­каза от поставки товара после установленного договором сро­ка, и в случае возврата уплаченной суммы поставщик не осво­бождается от уплаты неустойки за недопоставку.

Если товар отгружается поставщиком нескольким покупа­телям транзитом по отгрузочной разнарядке покупателя, то­вар, поставленный одному покупателю сверх установленного договором количества, не засчитывается в покрытие недопо­ставки другим покупателям. Договор считается нарушенным как в том, так и в другом случае и влечет ответственность по­ставщика.

За непоставку или недопоставку товара по договору постав­щик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости недопоставленного в срок товара.

Досрочная поставка может иметь место только с согласия покупателя, товар принимается им на ответственное хранение. Оплачиваться досрочно поставленный товар может по мере ре­ализации или по наступлении срока поставки, предусмотрен­ного договором. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подле­жащих поставке в периоде, предусмотренном договором.

Поставка товаров сверх количества, предусмотренного до­говором, предполагает следующие действия покупателя: он должен известить поставщика о факте превышения объема поставки и выразить просьбу распорядиться товаром, товар принять на ответственное хранение, обеспечив условия сохран­ности. Если после получения извещения от покупателя постав­щик в 30-дневный срок с момента извещения, а по скоропортя­щимся товарам в течение 24 ч, не распорядился товаром, поку­патель вправе принять его в собственность, полное хозяйствен­ное ведение или оперативное управление. Если такой возмож­ности и надобности нет, то покупатель должен распорядиться этим товаром в соответствии с условиями договора хранения, предусмотренными законодательством.

Нарушение ассортимента товаров. Поставленные товары одного наименования не засчитываются в покрытие недопо­ставки товаров другого наименования, если на то не было пред­варительного письменного согласия покупателя.

Если без согласия покупателя поставщик изменил ассорти­мент поставленных товаров, покупатель вправе отказаться от его принятия и оплаты. Но если покупатель не сообщил об этом поставщику в установленные сроки, то товар, не соответ­ствующий условиям договора об ассортименте, считается при­нятым.

За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачива­ет неустойку (штраф) в размере 10% стоимости не поставленно­го в ассортименте товара.

Поставка некачественного товара. В случае поставки нека­чественного товара покупатель вправе по своему выбору осу­ществить следующее:

• потребовать от поставщика устранения дефектов, опреде­лив для этого срок. В этом случае право на неустойку теряется;

• отказаться от оплаты на сумму уценки товара в связи с по­терей качества;

• уведомив предварительно поставщика, устранить дефекты за его счет. Если такого уведомления не будет, поставщик име­ет право не оплатить стоимость устраненных недостатков. По­ставщик наделен правом немедленно, после получения извеще­ния, заменить поставленный товар доброкачественным или ус­транить дефекты, тогда неустойка с него не взыскивается.

Бывают случаи, когда и у покупателя возникает объектив­ная необходимость потребовать от поставщика замены товара.

Если на поставленные некачественные товары имеются га­рантийные сроки, поставщик обязан безвозмездно исправить недостатки товара или заменить его.

Поставка некомплектного товара. Если поставщик должен поставлять товар в комплекте, но не выполняет это обязательг ство, покупатель может потребовать от поставщика либо умень­шить цену товара, либо укомплектовать товар в 10-дневный срок.

За поставку товара, не соответствующего по качеству стан­дартам, нормативно-технической документации, образцам или условиям договора, а также за поставку некомплектных товаров поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 20% стоимости некачественного или неукомплектованного това­ра и возмещает убытки, причиненные такой поставкой.

Ответственность поставщика может наступать и за наруше­ние требований, касающихся тары, упаковки, маркировки това­ра, расчетной дисциплины, транспортных и других условий.

Обязательства покупателя и его ответственность по исполнению договорных обязательств. Главное обязательство покупателя — принять товар и оплатить его. Поэтому покупа­тель по договору поставки чаще всего отвечает по таким осно­ваниям: необоснованный отказ от принятия товара, несвоевре­менная оплата поставленной партии, невозврат или нарушение сроков возврата многооборотной тары и средств пакетирова­ния и др. Рассмотрим основные из них.

Ответственность за приемку товаров. Если товар прибыл в адрес получателя, он должен быть получен от транспортной ор­ганизации, при этом получатель обязан проверить соответ­ствие фактических данных о товаре указанным в сопроводи­тельных документах. Местом приемки является склад товаро­получателя, где товар принимается в соответствии с требовани­ями Положения о приемке товаров по количеству и качеству (Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1290 от 3 сентября 2008 г.).

Если обнаруживается несоответствие условиям договора, товар принимается на ответственное хранение, о чем извещает­ся поставщик.

На складе получателя принимается товар и в том случае, ког­да он доставлен транспортом поставщика. Приемка осущест­вляется сразу же в момент передачи товара. Местом приемки может быть и склад поставщика, когда товар вывозится транс­портом покупателя.

Ответственность за соблюдение расчетной дисциплины. По­купатель обязан оплатить товар по условиям, предусмотренным договором в установленной форме, по согласованным це­нам и точно в срок.

Размеры неустойки (штраф, пеня) и способ компенсации убытков, нанесенных покупателем неисполнением договорных обязательств, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь не предусмотрены, поэтому они должны быть огово­рены в договоре.

Стороны освобождаются от ответственности за нарушение условий договора только в случае наличия обстоятельств непре­одолимой силы (форс-мажорных обстоятельств) и только на тот период, в течение которого они имели место.

Ответственность сторон по договору поставки реализуется через выплаты неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков как прямого ущерба, так и упущенной выгоды.

Уменьшить размер санкций, предусмотренных Положени­ем, стороны в договоре не могут, а устанавливать более высо­кие могут.

Выплата неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков не освобождает стороны от исполнения договора по­ставки.

По действующему в Республике Беларусь законодательству субъекты хозяйствования должны предъявлять иски по неис­полнению условий договоров поставки в Хозяйственный суд.

5.6. Основные документы, применяемые при исполнении договоровпоставки

Заключение и исполнение договоров поставки сопровожда­ется подготовкой большого количества документов, содержа­щих сведения о конкретной сделке. Обслуживание продвиже­ния товаров, закупленных по договору, выполняют различные организации: производственные, транспортные, посредниче­ские, оптовой и розничной торговли. Каждый документ оформ­ляет определенную часть коммерческой операции. Существую­щие правила устанавливают момент подготовки, указывают, кто и в какие сроки готовит документ, для чего и для кого он предназначен. Эти обстоятельства предопределяют содержа­ние документа, его реквизиты и возможность использования во многих случаях типовых форм.

Документация, оформляющая исполнение договора, под­разделяется на следующие группы:

• документы по подготовке товара к отгрузке: документ го­товности груза к отправке, заявки на потребность в транспорт­ных средствах, необходимых для отгрузки, извещение об от­грузке товара и др.;

• коммерческие документы, отражающие стоимостную, ка­чественную и количественную характеристику товара: счет, счет-фактура, счет-спецификация, проформа-счет, специфика­ция, техническая документация, упаковочный лист, сертифи­кат, свидетельства, удостоверяющие качество, безопасность, экологичность;

• документы по платежно-банковским операциям: извеще­ния об оплате по используемой форме оплаты, банковские га­рантии, долговые обязательства и т.д.;

• транспортные и транспортно-экспедиционные докумен­ты. Перевозчиками выписываются транспортные документы: железнодорожная накладная, дорожная ведомость при желез­нодорожных перевозках; товарно-транспортная накладная при автоперевозках; коносамент, морская накладная, штурманская расписка, доковая расписка при водных перевозках; авиагрузо­вая накладная при авиаперевозках. Выполнение экспедитор­ских операций предполагает использование таких документов, как отгрузочное поручение с указанием перечня операций, по­ручаемых экспедитору, счет экспедитора, экспедиторское сви­детельство о получении груза, складская расписка экспедито­ра, складская квитанция, ордер на выдачу груза, ордер на обра­ботку грузов;

• страховые документы: страховой полис, страховой серти­фикат, страховое объявление, счет страховщика, ковернот (вы­дается в случае, если не подготовлен генеральный страховой полис);

• таможенные документы: таможенная декларация, экспортные и импортные лицензии, декларация валютного контроля, заявка на выдачу валютной лицензии, валютнаялицензия, налоговая декларация,грузовая декларация, вете­ринарные, санитарные, фитосанитарные, карантинные сви­детельства, инвойс.

Этот весьма обширный, но не исчерпывающий все многооб­разие используемых документов перечень дает возможность участникам договорных отношений использовать нужный в конкретном случае набор документов, отвечающий законода­тельной базе страны и сложившейся торговой практике, обеспечивающий защиту собственных интересов и сведение к ми­нимуму рисков.

Рассмотрим более подробно некоторые наиболее часто при­меняемые документы.

Товарные документы. К группе товарных документов отно­сятся документы, содержащие данные о количественной и сто­имостной индивидуализации партий отгруженного товара. То­варные документы выписываются продавцом и изготовителем товара. В эту группу входят: счет-фактура, спецификации, упа­ковочный лист, извещение об отгрузке.

Основной товарный документ — счет-фактура. Она выпи­сывается продавцом на имя покупателя при фактической от­грузке товара и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в счете сумму. Таким образом, счет-факту­ра оформляет поставку и отражает количество и цену поставля­емого товара.

Реквизитами счета-фактуры являются:

• наименование продавца и покупателя, их адреса;

• номер и дата счета;

• данные, характеризующие товар (его наименование, ко­личество мест, масса; развернутый ассортимент поставляемо­го товара с указанием количества, цены, суммы по каждой позиции и по счету в целом; количество, цена и стоимость та­ры). Счет-фактура выписывается обычно в нескольких экзем­плярах по обстоятельствам (экземпляр продавцу, покупате­лю, транспортным организациям, страховым, таможенным органам).

В случае предоплаты и оплаты после приемки товара может выписываться вначале предварительный счет, а затем после за­вершения операций по доставке товара покупателю на его имя будет выписан обычный счет либо к предварительно выписан­ному досылается дополнительный счет.

Спецификация является обязательным товарным докумен­том и прилагается к договору. В спецификации в развернутом виде по ассортименту указываются количество, цена, сумма, сроки доставки. В соответствии с ней должна осуществляться отгрузка. Кроме того, отгруженная партия товаров может со­провождаться отгрузочной спецификацией, в которой пере­числяются виды, сорта, количество, ассортимент отгруженной партии (например, на отгруженный контейнер товара).

Упаковочный лист является транспортным документом, в котором перечисляются все виды, сорта, ассортимент товаров, упакованных в одно тарное место (ящик, кипу).

Документы, удостоверяющие качество товара. При за­ключении договора стороны определяют вид документа, ко­торым будет удостоверяться качество.

Могут использоваться сертификаты качества, выданные соответствующими органа­ми, качественное удостоверение, ГОСТы, ТУ, техническая до­кументация, паспорта, описания товара, инструкции по мон­тажу и сборке.

По товарам, включенным в специальный перечень, должен быть и сертификат соответствия, подтверждающий безопас­ность товара. Вся техническая документация может быть на­правлена покупателю с первой отгруженной партией товара. Сертификат качества (качественное удостоверение) и серти­фикат соответствия сопровождают каждую партию товара, ес­ли предусмотрено их наличие.

Сертификат качества (качественное удостоверение) удостоверяет соответствие товара ГОСТам, нормативно-тех­ническим документам. Любая партия товара должна сопро­вождаться таким документом или ссылкой на ГОСТ. Этот до­кумент содержит органолептические, физико-химические показатели, срок реализации, дату выработки, соответствие упаковки, маркировки, сортность продукции. Его выдает производитель товара либо специальные органы по просьбе заявителя.

Сертификат соответствия отражает только безопасность товара (отсутствие солей тяжелых металлов, пестицидов, радио­нуклидов). Выдается национальной системой по сертифика­ции Республики Беларусь, Государственным комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации и Торгово-про­мышленной палатой.

Сертификат качества должен быть при отгрузке каждой партии товара, а сертификат соответствия только в том случае, если отгружаемый товар включен в список, приложенный к Постановлению Республики Беларусь о сертификации.

При поставках товаров по внешнеэкономическим связям дополнительно к вышерассмотренным документам требуются еще следующие.

Документы, оформляющие пропуск грузов через границу. В соответствии с установленным порядком все коммерческие грузы пропускают через границу на основании разрешений на ввоз и вывоз (лицензий, выданных либо на срок до года, либо разовых). Для некоторых товаров (фрукты, овощи и т.п.) требу­ется наличие ветеринарных и санитарных, карантинных свиде­тельств, сертификатов соответствия.

Документы, необходимые при прохождении товаров через таможни. При взаимоотношениях с разными странами опре­деляется перечень документов с учетом особенностей их зако­нодательства. Но можно выделить наиболее часто используе­мые документы. Свидетельство о происхождении товара тре­буется в том случае, если дифференцированная система тамо­женного обложения предусматривает льготы при ввозе това­ров из определенных стран, необходима также таможенная декларация.

Консульская фактура (инвойс) — счет, выписанный продав­цом товара и заверенный консульским учреждением государ­ства, на территорию которого направляется товар. Этим доку­ментом консул свидетельствует цену товара. Консульская фак­тура нужна для тех стран, где взимается пошлина с цены това­ра, и др.

Кроме перечисленных документов, используются докумен­ты по платежно-банковским операциям и др.

Вопросы для контроля

• Что вы понимаете под хозяйственными связями и какие функ­ции они выполняют?

• Какова структура хозяйственных связей, по каким признакам она классифицируется?

• Какими документами, законодательными и нормативными актами регулируются хозяйственные связи?

• Какова роль Положения о поставках товаров в Республике Бела­русь в регулировании хозяйственных связей?

• Какие виды договоров используются в торговле, каковы условия их применения?

• Что представляет собой договор поставки товаров, его содер­жание?

• Кто имеет право представлять стороны, вступающие в договор­ные отношения, при заключении договора поставки?

• Что является предметом договора поставки?

• Какие условия относятся к существенным в договоре поставки?

. Каков порядок заключения, изменения и расторжения договора поставки?

И. Каковы особенности заключения договоров по государствен­ным закупкам?

• На какие моменты работникам коммерческой службы торговых организаций надо обратить особое внимание, чтобы избежать оши­бок при заключении договоров?

• Какие документы используются при исполнении договоров по­ставки?

• Как и кем осуществляется контроль исполнения договорных обязательств?

Разработка договорного плана

Договоры с поставщиками услуг составляются на основе типового договора с включением вопросов, касающихся обслуживания туристов и взаимоотношений партнеров (поставщика услуг и туроператора).

Все взаимоотношения с партнерами-поставщиками услуг по обслуживанию туристов на маршруте тура оформляются заключением письменных договоров (контрактов). Они могут иметь типовую форму договора купли-продажи или договора комиссии, либо договора-обмена (при безвалютном обмене туристскими группами).

Основные положения договоров с поставщиками услуг аналогичны положениям типового договора:

  • — предмет договора;
  • — основные условия;
  • — права и обязанности поставщика услуг;
  • — права и обязанности туроператора;
  • — ответственность сторон;
  • — форс-мажорные обстоятельства;
  • — юридические адреса и реквизиты партнеров.

Договор считается заключенным, когда между сторонами в надлежащей форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Взаимоотношения с партнерами — поставщиками услуг оформляются в контрактной форме (путем заключения договоров). Каждому году работы (или другому рабочему периоду) предшествует договорная компания, во время которой заключаются договоры. Перед началом договорной компании обычно составляется договорный план, который включает в себя следующие разделы:

  • — наименование партнера;
  • — основной предмет договора;
  • — сроки действия договора;
  • — сроки заключения договоров;
  • — особые сведения.

Этот план позволяет составить реальную картину — схему действия работников турфирмы по обеспечению услуг на туре.

Состав договорного плана зависит от вида тура и предполагаемых услуг. При нескольких видах туров первоначально составляют отдельные субпланы по каждому виду тура, а затем — сводный план, где партнеры группируются по срокам заключения договоров или по географическому принципу. Перед составлением договорного плана необходимо уже четко представлять себе предполагаемых партнеров, а также быть готовым к заключению договоров на стадии переговоров.

При перспективной проработке договорной компании туристские фирмы широко пользуются различными справочно-информационными сборниками туристско-гостиничной направленности. Подобные справочники включают в себя информацию по возможностям организаций отдыха и путешествий, размещения и гостиничного обслуживания с указанием основных видов услуг, предоставляемых туристам.

При разработке новых маршрутов и составлении договорного плана используются:

  • — путеводители;
  • — справочники маршрутов, достопримечательностей;
  • — календари местных событий и т.п.

Таблица 1

№ п/п

Наименование партнера

Основной предмет договора

Срок действия договора

Сроки заключения договора

Особые сведения

Таблица 2

«Временная шкала рецептивной туроперейтинговой программы действующего тура»

Виды деятельности

Годы

Сроки

Конкретные виды работ

Планирование и переговоры

1-й год (предшествующий планируемому)

Ноябрь-декабрь

Переговоры с отелями, сервисной службой по трансферу, экскурсионными фирмами и другими поставщиками услуг, уже сотрудничавшими и новыми, выбранными на планируемый год.

Подготовка к печати нового сигнального буклета/каталога.

Договорная компания.

Обновление и переиздание буклетов и каталогов.

2-й год (планируемый)

Январь-февраль

Оформление договоров с отелями, сервисной службой по трансферу и внутримаршрутного транспорта, экскурсионными бюро и т.д.

Печать буклета/каталога.

Февраль

Буклет/каталог отпечатан.

Системы услуг сформированы.

Продвижение.

Март-апрель

Распределение буклетов/каталогов среди партнеров по сбыту.

Продвижение продаж.

Реклама в СМИ.

Продажа.

Подготовка и назначение гидов, инструкторов, аниматоров и др.

Апрель-май

Начало сезона и обслуживание туристов.

Заключение договоров с поставщиками услуг.

Договор между туроператорами.

Послу того, как установлены места назначения, количество человек в группах и даты их заездов, в процессе переговоров с гостиницами, авиакомпаниями и другими поставщиками услуг наступает стадия подписания договоров и контрактов.

Контракт (договор) необходим для урегулирования обязанностей и ответственности сторон, в частности в ситуациях, когда остаются непроданными места в гостиницах, посадочные места в самолете, или в случаях, когда отменяются чартерные рейсы, чтобы предусмотреть систему санкций, штрафов для каждого конкретного случая.

Правильно организованная договорная работа туроператора помогает ему не попадать в зависимость от деятельности различных поставщиков услуг. Крупные туроператоры подписывают обычно долгосрочные контракты с отелями на определенное количество номеров или на обеспечение полной загрузки отеля, что дает им низкие цены, но представляет определенный риск для владельца отеля (он может потерять деньги в период высокой инфляции). Есть риск и для туроператора (он потеряет деньги в случае, если не все туры будут проданы).

Контрактно-договорные взаимоотношения в туризме регулируются нормами международного и национального гражданского права.

На международном уровне такие отношения регулируются следующими основными документами:

На национальном уровне договорные отношения в области туризма регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

В практике торговли туристскими услугами инициативный туроператор не всегда выходит напрямую на поставщиков услуг. Он заключает договор с принимающим туроператором, который обеспечивает ему весь комплекс услуг на приеме.

Рассмотрим особенности заключения договоров рецептивного туроператора с поставщиками услуг и договор между рецептивным и инициативным туроператорами.

Договоры с поставщиками услуг рецептивного туроператора.

Договоры с поставщиками услуг составляются на основе типового договора с включением вопросов, касающихся обслуживания туристов и взаимоотношений партнеров (поставщика услуг и туроператора).

Все взаимоотношения с партнерами-поставщиками услуг по обслуживанию туристов на маршруте тура оформляются заключением письменных договоров (контрактов). Они могут иметь типовую форму договора купли-продажи или договора комиссии, либо договора-обмена (при безвалютном обмене туристскими группами).

Основные положения договоров с поставщиками услуг аналогичны положениям типового договора:

  • — предмет договора;
  • — основные условия;
  • — права и обязанности поставщика услуг;
  • — права и обязанности туроператора;
  • — ответственность сторон;
  • — форс-мажорные обстоятельства;
  • — юридические адреса и реквизиты партнеров.

Договор считается заключенным, когда между сторонами в надлежащей форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Договор с гостиничным предприятием.

Договор о квоте мест с гарантией заполнения 30-80 %. По такому договору туристская фирма получает от гостиницы определенное количество мест, которые она обязана в течение периода, оговоренного в контракте, заполнить туристами. При этом она гарантирует оплату 30-80 % выделенной квоты мест, даже если они не будут использованы. Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в установленные сроки. По этому договору фирма получает цены на гостиничные места более низкие, чем обычные тарифы.

Договор о квоте мест без гарантии заполнения. По этому договору фирма не берет на себя никакой гарантии заполнения выделенной ей квоты мест. Поэтому в силу вступает обычное правило аннуляции мест, не использованных в установленные сроки. Фирма рассчитывается с гостиницей по обычным тарифам.

Договор о твердой закупке мест с полной оплатой. По такому договору фирма гарантирует гостинице полную оплату выделенной квоты мест, независимо от их заполнения. При таких условиях фирма выторговывает более низкие цены на размещение в гостинице, чем обычно.

Договор о текущем бронировании. Это наиболее типичный договор для туристских фирм, особенно тех, которые занимаются организацией индивидуального туризма. По такому договору фирма не получает от гостиницы никакой квоты мест. При обращении клиента она направляет гостинице заявку на бронирование и только по получении от нее подтверждения производит продажу гостиничных услуг. При таком договоре действуют обычные тарифы на гостиничные места.

В любом варианте договоров следует предусматривать (оговаривать) следующие условия:

  • — стоимость номеров и бронирования;
  • — тип номеров и их число;
  • — продолжительность (сезоны) обслуживания;
  • — свободные периоды;
  • — графики заезда туристов;
  • — сроки и продолжительность разового обслуживания;
  • — набор входящих услуг;
  • — количество и форму организации питания — варианты предоставления питания в ресторане гостиницы (завтрак, полу пансион, полный пансион, шведский стол и т.д.);
  • — языки, на которых необходимо говорить персоналу;
  • — сроки подтверждения заезда туристов (бронирования);
  • — сроки снятия заездов без предъявления штрафных санкций;
  • — штрафные санкции по величине и срокам отказа;
  • — скидки на большой заезд или на постоянную загрузку;
  • — материальная ответственность за недозаезд (количественный), срыв заезда, отказ от размещения гостей;
  • — другие специфические вопросы (входит ли в стоимость пользование сауной, бильярдом, время работы бассейна, набор дополнительных услуг и пр.).

Кроме того, важно обратить внимание на гарантии, которые нам дает партнер — поставщик услуги (гарантирует ли гостиница обещанное размещение).

Условие о невозможности обратного повышения цен (цены можно повышать только на не проданные услуги).

Договор с предприятием питания.

Такой договор заключается с отдельным предприятием питания, если питание организуется вне средства размещения туристов и не входит в контракт с гостиничным предприятием. Это может иметь место на маршрутных тематических турах (питание в пути) и др.

В таком договоре должны быть отражены:

  • — количество единовременно обслуживаемых туристов;
  • — регулярность и величина заказов;
  • — вид питания (шведский стол, обслуживание и др);
  • — примерные варианты меню;
  • — примерные цены на различные рационы питания;
  • — скидки на большое количество клиентов или на постоянное обеспечение клиентуры;
  • — сроки подачи заявок на питание;
  • — определенные сроки снятия заказов без предъявления штрафных санкций;
  • — материальная ответственность за срыв питания с той или с другой стороны с указанием сроков наступления материальной ответственности и др.

Управленческий цикл: планирование, анализ и контроль

Каждый руководитель бизнеса стремится быть успешным в конкурентной рыночной борьбе, для чего осуществляет постоянные инновации, снижает затраты, пытается применять высокие стандарты управления бизнесом и контроля над ним. Однако большинство этих целей остается нереализованными или невоплощенными идеями, несмотря на расходование значительных сил и средств на их воплощение. Почему же это происходит?

Некоторые руководители связывают это с неправильно выбранной стратегией. Другая часть топ-менеджеров считает, что большинство этих проблем лежит в двух других областях менеджмента — это неправильное планирование и нерезультативное исполнение намеченных целей. Проблема заключается в том, что те модели управления, которые применяет большинство компаний, ориентированы на планирование и контроль из центра — централизации управления, а это зачастую мешает правильному планированию и разработке стратегии. В настоящее время модель управления требует искусного совмещения децентрализации управления с централизацией контроля исполнения стратегических целей по ключевым показателям деятельности компании.

Очень часто компании, определяя для себя достаточно амбициозные долгосрочные цели, состоящие иногда в трех-пятикратном увеличении выручки за пятилетний период, абсолютно не прилагают усилий для разработки краткосрочных детальных программ, направленных на достижение этих долгосрочных целей. С одной стороны, как правило, такие компании располагают очень важной, но от этого не менее расплывчатой долгосрочной целью, а с другой — детальными краткосрочными бюджетами и годовыми планами, которые никак не увязаны между собой. Это происходит потому, что управленцы не хотят понять, что долгосрочные планы — это не результат пятого года работы над реализацией существующего долгосрочного плана. Их реализация начинается в сегодняшних краткосрочных планах и бюджетах, где шаг за шагом прописана программа действий и предусмотрены те результаты, которых компания должна достигнуть на каждом этапе реализации своего стратегического плана.

Мы привыкли к тому, что долгосрочные цели и детальные краткосрочные бюджеты ничем не связаны между собой. Соответственно, в этом случае достижение компанией долгосрочных стратегических целей граничит с чем-то из области фантастики. Поэтому профессиональные менеджеры в области управления отчетливо понимают, что долгосрочные стратегические цели будут недостижимы, если их выполнение не разбить на множество последовательных реализуемых этапов, а затем определить ответственных за реализацию каждого этапа и рассчитать необходимые для этого ресурсы. Именно поэтому планирование деятельности играет ключевую роль в управлении компанией.

В условиях рыночной конкуренции планирование — это не дань моде, а необходимость. Причиной этому являются задачи менеджмента, состоящие в более эффективном использовании ресурсов компании, снижении издержек, увеличении прибыльности операций. Однако все это будет невозможно без четко налаженной функции управления — планирования финансовых результатов деятельности, возможностей и перспектив роста компании, потребности в финансовых и трудовых ресурсах. Без планирования трудно представить себе успешную и развивающуюся фирму.

Планирование деятельности всецело лежит в области управления. А любое управление, в том числе и управление холдингом, компанией (либо подразделением) имеет одну общую черту — систему управления.

Для нормального функционирования система управления должна состоять из замкнутого цикла управления, включающего в себя следующие этапы:

  1. постановку целей;
  2. планирование действий и назначение ответственных за их исполнение;
  3. исполнение намеченных действий;
  4. контроль за результатом;
  5. анализ полученных результатов;
  6. формирование управленческого воздействия;
  7. корректировку планов (целей).

Если данный цикл управления не налажен, то можно констатировать тот факт, что полноценного управления в компании нет. Поэтому каждому предприятию для реализации замкнутого цикла управления своей деятельностью необходимо организовать вышеприведенную цепочку этапов управления.

Реализация первого этапа управления деятельностью начинается с постановки целей компании и выработки видения общей линии ее развития. Данные цели должны быть определены как для долгосрочной, так и для краткосрочной перспективы. Долгосрочные цели представляют собой стратегию развития компании и являются основой этого развития. В то же время краткосрочные и среднесрочные цели являются ориентирами, направленными на оценку воплощения стратегии компании, причем краткосрочные задачи непременно должны быть детализацией долгосрочных целей и обязательно должны быть интегрированы в систему бюджетного управления компанией. Это связано с тем, что именно финансовые возможности компании, нашедшие отражение в бюджетах, будут определяющими в выстраивании деятельности компании на долгосрочный период. Именно бюджет будет служить финансовым выражением воплощения целей и планов компании.

Выстраивание стратегии и долгосрочных целей развития компании трудно осуществлять, не проведя оценку возможных перспектив развития компании и прогноза рыночной ситуации. Систему целей компании необходимо выстраивать в виде древовидной структуры, где стратегические цели детализируются и каскадируются для каждого уровня управления организации. Долгосрочное стратегическое планирование компании необходимо проводить с ориентацией на сбалансированность управления и развития компании, применяя технологии сбалансированного управления для каждой из стратегических перспектив. Данная система сбалансированности развития ориентирована на перспективу долгосрочных результатов в четырех основных направлениях — финансы, персонал, бизнес-процессы, обучение и развитие.

Формирование стратегии и определение целей компании необходимо увязать с финансовыми возможностями компании, от которых зависит результат достижения поставленных целей. Это осуществляется путем проведения расчетов потребности в ресурсах. Ресурсы, которые потребуются для воплощения стратегии в жизнь, компания сможет оценить, опираясь на финансовую модель деятельности компании с последующим составлением на ее основе долгосрочных бюджетов компании. Также необходимо помнить, что контроль достижения финансовых целей осуществляется с помощью оценки исполнения бюджетов компании. Оценка достижения стратегических целей компании осуществляется, в первую очередь, по финансовым показателям. Нефинансовые показатели (такие как доля рынка, степень удовлетворенности клиента и т.д.) и их успешное достижение являются по сути залогом достижения долгосрочных финансовых целей компании. Поэтому бюджет — один из ключевых инструментов управления предприятием. Как было отмечено ранее, сам бюджет является финансовой производной от планов и целей компании, бюджет нельзя назвать самостоятельной величиной, так как он не может существовать без привязки к планам и мероприятиям компании.

Любая инициатива развития компании и бизнеса является блужданием в тумане перспектив развития, если не определена конечная цель деятельности — результат, который необходимо получить посредством реализации планов. Ясно выраженная цель позволяет спланировать дальнейшие действия для ее достижения, а также определить возможные варианты (пути) достижения поставленной цели и выбрать оптимальный путь. Действия можно детализировать до необходимого и достаточного уровня. Подобным образом воплощается второй этап управления — планирование мероприятий для достижения поставленной цели.

Отличительной особенностью менталитета людей постсоветского пространства является абсолютное нежелание ставить какие-то цели и что-либо планировать для их достижения. В довершение к этому они наотрез отказываются загонять себя в рамки, диктуемые регламентированием их деятельности в соответствии с задачами планирования.

Достижение поставленных целей невозможно без качественного исполнения намеченных планов. Однако для того чтобы не «копать от забора и до обеда», необходимо наладить контроль исполнения действий, намеченных для достижения целей. Но этого мало, помимо контроля исполнения необходимо постоянно осуществлять анализ деятельности — «в том ли направлении копаем?».

Естественно, как только выясняется, что компания следует не в том направлении, которое планировалось, сразу же осуществляется необходимое управленческое воздействие и корректируются текущие планы.

Эффективная система управления подразумевает правильную постановку целей, задач и контроль их обязательного достижения. Уровень достижимости поставленных целей необходимо сопоставлять с установленной стратегией развития компании. Причем следует учитывать, что в компании существует целая иерархия стратегий — общекорпоративная стратегия и функциональные стратегии (продуктовые, операционные, ресурсные и т.д.). Поэтому необходимо четкое понимание того, как взаимосвязаны стратегии компании, ее оперативные цели и бюджетирование.

Учет и контроль исполнения договорных обязательств

Четкое и неуклонное исполнение договорных обязательств является реальным условием эффективности договорной работы. Всякое отступление от принятых обязательств влечет за собой нарушение хозяйственных связей, отражается на финансовом состоянии предприятий, доходах коллективов, а в конечном счете — на потребителях.

Договорная дисциплина включает два требования: реальное исполнение и надлежащее исполнение.

Реальное исполнение означает исполнение обязательств в натуре.

Так, по договору поставки должна быть осуществлена передача продукции (товара) поставщиком покупателю. Хозяйственные договоры относятся к числу возмездных и, как правило, двусторонних, т. е. таких, в которых каждый из контрагентов выступает одновременно как носитель и прав, и обязанностей. В этой связи важное значение приобретает обеспечение реального исполнения встречных обязательств покупателя, включая, в первую очередь, оплату переданной ему продукции. Надлежащим признается исполнение обязательств в строгом соответствии с его содержанием.

Элементы надлежащего исполнения определены в Гражданском кодексе Республики Беларусь. Исполнение может считаться надлежащим только при условии, если оно произведено надлежащим лицом, надлежащим образом, в надлежащее время и в надлежащем месте, а также надлежащим предметом. Таким образом, реальное исполнение означает «что делать», а надлежащее — «как делать».

Основное назначение и содержание учета и контроля исполнения договорных обязательств составляют действия по определению и фиксации в документах данных об условиях договоров и их фактическом выполнении. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты — бухгалтерия.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цен. Учет выполнения обязательств ведется с нарастающим итогом в пределах срока поставки, по установленной форме. Он может осуществляться вручную и автоматизированным способом.

Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и покупателя.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение принятых по договору обязательств предусмотрены меры имущественной ответственности сторон. Взыскание санкций является правом, а не обязанностью сторон. Санкции применяются без взаимных расчетов.

Стороны в договоре могут устанавливать санкции по своему усмотрению, если законодательством не предусмотрены обязательные санкции, а также увеличивать размеры санкций, установленных законодательством.

Уменьшить размер обязательных санкций стороны не имеют права. Уменьшить размер неустойки имеют право хозяйственный суд и суд, но увеличивать ее размер эти органы не имеют права.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору поставки взыскиваются неустойка (штраф, пеня), убытки.

Неустойка —установленная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить другой стороне в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, в частности в случае просрочки исполнения. Соглашение о неустойке выполняется в письменной форме.

Разновидностями неустойки являются штраф и пеня.

Штраф — определенная договором денежная сумма, которую должник обязуется уплатить кредитору в заранее определенном размере или в процентном соотношении к сумме долга или всего предмета исполнения (суммы договора).

Пеня — установленная договором денежная сумма, которую должник обязуется уплатить кредитору в процентном отношении к сумме просроченного платежа за каждый день или иной период просрочки.

Убытки — расходы одной из сторон, утрата или повреждение имущества, а также неполученные кредитором доходы, которые он получил бы, если бы обязательство было исполнено другой стороной. К неполученным доходам (упущенной выгоде) относятся все доходы, которые получила бы потерпевшая сторона, если бы обязательство было исполнено (прибыль из выручки от реализации товаров, которые должны были быть поставлены потребителю).

По общему правилу при неисполнении договоров применяются зачетная и штрафная неустойка

Зачетная неустойка идет в зачет убытков и его кредитор может взыскать установленную неустойку, а затем потребовать и возмещения убытков в части, не покрытой неустойкой.

Возмещение = Неустойка + (Убытки — Неустойка).

Штрафная неустойка позволяет кредитору требовать взыскания неустойки и убытков в полном объеме сверх неустойки.

Возмещение = Неустойка + Убытки.

Уплата неустойки и возмещение убытков не освобождает должника от обязанности исполнить обязательство в натуре.

Рассмотрим основания ответственности сторон по договору, установленной законодательством или договором (табл. 1.1.) Основания ответственности поставщика н покупателя по договору поставки

4 Поставка товаров ненадлежащего качества 5.

Поставка товаров без тары или упаковки либо в ненадлежащей таре или упа-

Штраф в размере стоимости ие- поставленной (недопоставленной) продукции

Неустойка (штраф) в размере 25 % некачественных или некомплектных товаров и убытки без зачета неустойки (штрафа)

Неустойка не взыскивается, если поставщик заменит некачественный или некомплектный товар либо устранит дефекты, либо доукомплектует товар без промедления с момента поставки товара или в срок, установленный сторонами Неустойка (штраф) в размере, установленном договором

П.91 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

П.13 Декрета Президента Республики Беларусь от 04.08.97 № 14 «О некоторых мерах по упорядочению экономических отношений» Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.8

98 г. № 1318 «О внесении дополнения и изменений в отдельные постановления правительства Республики Беларусь»

П.95 Положения о поставках в Республике Беларусь

П.98 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

ковке, немаркированных или ненадлежащим образом маркированных 6.

Несвоевременная оплата стоимости возвращенной тары 1.

Несвоевременная оплата товаров 2.

Просрочка возврата (сдачи) тары, средств упаковки и средста пакетирования или использования их не по назначению

Пеня за каждый день просрочки по соглашению сторон

0,2 % — если поставщик находится на территории другого государства

Неустойка (штраф) в размере, установленном договором

Положение о безналичных расчетах в Республике Беларусь; Постановление Национального банка Республики Беларусь от П I 4 П I 4. Постановления Пленума Высшего хозяйственного суда Республики Беларусь «О хозяйственном договоре поставки»

П96 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

Кроме того, в договоре может быть оговорена не предусмотренная Положением о поставках товаров в Республике Беларусь неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств сторонами.

Следует также отметить, что ни по одному из перечисленных оснований ответственность поставщика для коммерческих договоров поставки в законодательстве не предусмотрена,, поэтому сторонам следует устанавливать ее в заключаемых договорах.

Претензионный порядок рассмотрения хозяйственных споров, возникающих в процессе исполнения договоров, ко- торый раньше являлся обязательным, отменен с 1 января 1994 г Начало течения и продолжительность общего срока исковой давности определены ст. 201 ГК РБ, он равен трем годам (ст. 197 ГК РБ). 1.8.